Qué debe estar en un manual para empleados

Escrito por Ruth Mayhew | Traducido por Mariana Perez

El manual de empleados de tu compañía contiene guías para la transición sin problemas de los nuevos empleados en una nueva fuerza de trabajo, y sobre los procesos de las medidas de seguridad de tu organización, la gestión del desempeño, reclutamiento y selección, la conducta de los empleados y los derechos de los empleados. Los componentes esenciales de un manual de empleados construyen una base para la estructura de la relación empleador-empleado, sin embargo, el manual también debería dejar espacio para la flexibilidad. El departamento de recursos humanos es responsable de la creación de este importante documento de la empresa.

Seguridad del lugar de trabajo

Tu departamento de recursos especialista en seguridad humana desarrolla el programa necesario para asegurar que tus empleados tengan un ambiente de trabajo seguro. El manual del empleado contiene los lineamientos para el programa de seguridad en el trabajo, incluidas de las agencias federales y estatales a las cuales se reportan las cuestiones de seguridad. La sección de seguridad en el trabajo del manual de empleados también contiene información sobre la violencia y las normas relativas a tu política de trabajo libre de drogas. Las instrucciones para la evacuación de emergencia, por ejemplo, serían políticas relativas a la violencia en el trabajo o desastre que se deben incluir en tu manual.

Manejo de desempeño

El manual del empleado contiene una explicación de las políticas y procesos de la empresa en materia del manejo de rendimiento. Los procesos del manejo de rendimiento, tales como las evaluaciones a los empleados, las evaluaciones de trabajo y los procedimientos disciplinarios, se explican en el manual. Si tu empresa tiene un proceso de disciplina progresiva, asegúrate de explicar con todo detalle el proceso, incluyendo los tipos de advertencias verbales y escritas en el proceso. Esto es muy importante para proteger a tu empresa de demandas de despido injustificado o terminación.

Reclutamiento y selección

Describe brevemente los procedimientos de reclutamiento y selección de tu compañía, incluyendo el proceso de traslados y ascensos dentro de la empresa. Si has implementado un programa de referencia del empleado, explica cómo los empleados actuales y futuros se benefician del programa. Es buena idea omitir la cantidad específica de dólares de los bonos de referencia de empleados, porque el monto puede cambiar antes de las revisiones del manual.

Conducta del empleado

El código de vestimenta de tu empresa, la apariencia y las políticas de conducta de los empleados forman parte de cualquier manual del empleado. Describe tus códigos de vestido y uniformes, incluye imágenes, si es posible. Las políticas de apariencia incluyen información acerca de los tatuajes, piercings y peinados adecuados. Aunque en general un empleador no puede exigir conducta de los empleados fuera del lugar de trabajo, es oportuno indicar que los empleados deben abstenerse de participar en comportamiento o conducta que se refleje negativamente en tu empresa. Dependiendo de la industria, puede que tengas que incluir políticas que tienes el derecho de hacer cumplir. Por ejemplo, en la industria del juego, es una práctica ampliamente aceptada el prohibir a los empleados apostar en el casino de su empleador.

Derechos del empleado

El manual debe incluir una declaración sobre el compromiso de tu empresa con las prácticas de empleo justas e igualitarias. La política de la empresa acerca del acoso sexual y de otros tipos debe estar completamente explicada en el manual, así como el proceso para resolver cuestiones relacionadas con el trato injusto. La U.S. Equal Employment Opportunity Commission (Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo de Estados Unidos) ofrece asesoramiento técnico a los empleadores para la comunicación efectiva de las políticas contra la discriminación.

Consideraciones

La revista Entrepeneur ofrece los siguientes consejos a las empresas dispuestas a embarcarse en la elaboración de políticas para el lugar de trabajo: "Como propietario de la pequeña empresa, es posible que desees establecer políticas tú mismo y asumir la plena responsabilidad por la redacción de aplicaciones, la revisión y actualización de toda la información en el manual del empleado. Sin embargo, si tienes o manejas una gran empresa, esta tarea suele recaer sobre los hombros del departamento de recursos humanos o el director de relaciones con los empleados". Independientemente de si creas tus políticas de empleo, o le das a tu departamento de recursos humanos la responsabilidad de hacerlo, asegúrate de que tu política de empleo esté en conformidad con las leyes de empleo federales, estatales y locales. Pide al abogado de la empresa que revise tu manual del empleado antes de emitirlo a tu fuerza de trabajo.

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