El propósito del plan de un proyecto

Escrito por Lisa McQuerrey | Traducido por Xochitl Gutierrez Cervantes

El plan de un proyecto es una descripción detallada por escrito de tareas individuales por realizar. El plan incluye información relacionada con la dotación de personal, presupuestos, cronogramas, plazos, objetivos y medidas. También presenta los objetivos y la instrucción individual y de grupo sobre cómo cada aspecto del plan se llevará a cabo. Al igual que un plan de negocios sirve como guía para el buen funcionamiento de una pequeña empresa, así el plan de un proyecto proporciona la orientación necesaria para la ejecución del proyecto.

Visión de conjunto

El plan de un proyecto define los parámetros y el propósito de los proyectos empresariales individuales. Se aclara por qué se está aplicando el plan y para qué servirá el propósito final del mismo. El plan también sirve como una herramienta para mantener a todos los asociados con el proyecto en marcha y unificar en relación a los datos e información. Por ejemplo, si se elabora el plan de un proyecto para la creación de un boletín empresarial, éste explicará varios elementos clave: ¿quién va a escribir y producir la revista? Esto incluirá el contenido acerca del público objetivo y del nivel de los costos de producción. El plan también detallará el equipo necesario, los programas de software y los materiales necesarios, así como un calendario editorial.

Dotación de personal

El plan de un proyecto no sólo identifica a los miembros del personal, proveedores y contratistas que van a participar en un proyecto, sino que también establece definiciones claras acerca de cada función. Volviendo al ejemplo del boletín de noticias, una pequeña empresa podría designar un número específico de horas que se dedicaran para la redacción de las notas, para las contribuciones de los editoriales, así como el que se dedicará a la elaboración de gráficas y diseño gráfico del boletín por parte del equipo de arte. A partir de este plan, cada empleado involucrado en el proyecto tiene una visión general de lo que se espera de ellos, lo que les permite administrar el tiempo adecuadamente.

Presupuesto

El plan de un proyecto es una herramienta excepcional para cubrir los costos de un proyecto, ya que describe cada elemento individual y los costos previstos. Volviendo al ejemplo del boletín de noticias, el plan del proyecto se puede utilizar para determinar el valor monetario del tiempo del personal dedicado a las notas y los costos directos por la impresión y distribución. Si el propietario de la empresa decidió vender el espacio de publicidad para compensar los gastos, se puede utilizar el presupuesto del plan del proyecto para evaluar la cantidad de publicidad que se debe vender para cubrir los costos.

Líneas de tiempo

Los planes del proyecto tienen como propósito crear las líneas de tiempo y el establecimiento de plazos para cada fase del mismo. Los planes pueden ser utilizados para factorizar las diferentes variables relacionadas con el tiempo y la programación, así como crear un camino claro en el que todo mundo sea consciente de lo previsto en el proyecto. Este enfoque ayuda a mantener el proyecto en marcha y dentro del presupuesto.

Resolución de problemas

Si algo va mal con un proyecto, el plan de proyecto puede ayudar a localizar dicho problema y a encontrar una solución. Por ejemplo, si los costos de impresión son más altos de lo previsto, el propietario de la empresa puede revisar el plan y determinar un costo a plazos. Se puede, por ejemplo, descubrir que el boletín no se ha enviado a la imprenta en la fecha establecida, por lo cual se han generado cargos adicionales por pagar servicios de urgencia para cumplir con los tiempos. El propietario puede determinar el límite de la fecha a cumplir y resolver así el problema.

Créditos de las fotos

  • Comstock Images/Comstock/Getty Images