¿Cuáles son los pasos clave en el proceso de declaración del alcance?

Escrito por Sophie Johnson | Traducido por Eliana Belen DOria

Cuando a un equipo se le asigna un proyecto, lo mejor para todos los involucrados es llegar a un acuerdo sobre lo que abarca el proyecto y lo que no. Presenta el enunciado del alcance del proyecto. Escrito en las fases de planificación de un proyecto, la declaración de alcance describe a fondo el proyecto, establece sus límites y lo que entregará el proyecto. También describe el contexto del proyecto, su razón de ser y los factores que puedan afectarlo. Cuando todo el mundo está de acuerdo con la declaración, el proyecto puede continuar.

Plantillas

Las organizaciones a veces tienen plantillas, directrices o archivos de declaraciones de alcance de proyectos anteriores y, si existen, estos deben ser consultados. Pueden indicar expectativas y formatos preferidos, sirviendo también como un recordatorio para la información que debe incluirse en la declaración.

Declaración de alcance preliminar

Una declaración preliminar del alcance escueta le da a la gente la oportunidad de opinar sobre los parámetros de un proyecto. No incluye los detalles minuciosos, pero debe cubrir lo que se conoce sobre el proyecto: por qué se está llevando a cabo, el trabajo esperado, los integrantes, lo que está dentro y fuera de alcance y los entregables del proyecto. Los supuestos y el contexto (factores que probablemente tendrán un impacto) también deben considerarse. También debe contar con una medida objetiva, que, cuando se cumpla, señale que el proyecto está listo para su entrega. El enunciado preliminar del alcance evolucionará a medida que se disminuyan las expectativas y se formalice la declaración.

Recopilación de información

Alguna recopilación de información fue necesaria para elaborar la declaración preliminar del alcance. Ahora, antes de pasar a la declaración formal del alcance, la información y la documentación se convierten en una prioridad. Confía en el conocimiento de los expertos y consultores involucrados en el proyecto para que contribuyan con detalles que harán que la declaración sea específica y realista. Todo lo copilado será incluido en la declaración sobre el alcance final, junto con los documentos de apoyo, ayudando a hacer que la declaración sirva como guía definitiva para el proyecto.

Solicitar opinión

Escribir la declaración preliminar y reunir la información relacionada crea una íntima familiaridad con el proyecto. Armado con eso, el equipo del proyecto puede actualizar la declaración preliminar, presentarla al patrocinador del proyecto o del cliente y solicitar su opinión. El objetivo es que el equipo entienda perfectamente las necesidades del cliente y sus expectativas. La meta es que el grupo entienda que el cliente tiene una "lista de deseos". Algunos deseos pueden ser debidamente incluidos en el ámbito de aplicación, mientras que otros no deben ser. Lo mejor es excluir estos elementos en la declaración como fuera del ámbito del proyecto.

Declaración formal de alcance

Luego de tener la información recopilada, refinar la declaración preliminar y entrevistarse con el cliente, es momento de hacer frente a la declaración del alcance formal. Este esfuerzo tiene que ser específico, detallado y minucioso, con los documentos suplementarios y las referencias incluidas. La declaración debe ser titulada y fechada.

Aceptación del cliente

La declaración debe ser distribuida a todos los involucrados y el cliente o patrocinador debe estar de acuerdo con la versión completa. El acuerdo para la declaración del alcance detallado ayudará a disuadir a la tentación de aumentar posteriormente el alcance, lo que puede afectar el tiempo de finalización, los costos y los resultados.

Actualizaciones de la declaración

La declaración probablemente necesitará actualizarse a medida que avanza el proyecto. Los ajustes para modificar las circunstancias y los nuevos datos requerirán una nueva versión de la declaración. Para evitar confusiones, estos cambios deben ser etiquetados como tal, con la fecha de la revisión incluida.

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