Procedimientos para el control de documentación

Escrito por Bert Markgraf | Traducido por Adriana Torossian
Controlar la documentación de manera efectiva deriva en que los empleados puedan encontrar los documentos que necesitan.

Controlar la documentación de manera efectiva deriva en que los empleados puedan encontrar los documentos que necesitan.

Los procedimientos para controlar documentos garantizan que los empleados en la parte operativa de una empresa utilicen los documentos adecuados para llevar a cabo su labor. Los procedimientos son un componente clave del proceso de garantía de calidad. Se debe realizar un seguimiento de la preparación y de la gestión de los documentos para asegurarse de que los empleados responsables de la documentación reemplacen los documentos obsoletos con las versiones actualizadas. Entre esos procedimientos están: los registros de los empleados que han creado, modificado y aprobado el documento para que la empresa pueda determinar cómo evitar errores y mejorar la calidad de sus productos y servicios.

Creación

Los procedimientos para controlar los documentos especifican quién es responsable de la creación de cada documento en particular y cómo el autor lo debe identificar. Además de nombrar el documento de una manera establecida, el empleado responsable debe firmar el documento para identificarse como el autor. La firma del documento indica que el empleado considera la obra completa, y tiene que incluir la fecha para establecer cuándo se completó la obra.

Revisión

Los principios de control de calidad requieren que las empresas revisen muchos de sus documentos para controlar que sean exactos, sobre todo los dibujos y las especificaciones técnicas. Los procedimientos del control de documentos detallan qué documentos deben ser revisados​​, por quién y cómo se debe registrar esa examen. Normalmente, el procedimiento de revisión especifica las competencias que un revisor debe tener, y cómo se deben realizar los cambios que sean necesarios en el documento. Se detalla el modo en que se deben registrar los cambios y dónde se debe firmar para indicar que se ha completado una revisión satisfactoriamente.

Control

Aparte de los cambios realizados durante una revisión, los cambios requeridos en la documentación suelen ser consecuencia de cambios que se han realizado en los proyectos u operaciones. Los procedimientos para controlar los documentos especifican quien inicia las revisiones y debe ser quien las finalice. Una vez que se haya completado la revisión, el documento revisado recibirá una designación para que los empleados la identifiquen como la revisión más reciente a partir de una fecha determinada. El documento viejo recibirá una designación como obsoleto y una marca para identificar que no está actualizado.

Reemplazo

Una parte fundamental del procedimiento para controlar los documentos detalla cómo la empresa se debe ​​asegurar de que las versiones más recientes de los documentos reemplacen las versiones obsoletas donde se ubican los documentos en uso. Los procedimientos especifican quién es el responsable de renovar la documentación, quién con frecuencia es quien inició las revisiones. Por otra parte, los procedimientos instruyen a los usuarios sobre cómo identificar la documentación relativa al material obsoleto y cómo se identifican las revisiones más recientes.

Documentos externos

Con frecuencia, las empresas deben usar documentos externos a la empresa. Esos documentos no siguen los procedimientos internos apenas ingresan. Los procedimientos para controlar documentos especifican quién es responsable de integrar dichos documentos al sistema de la empresa. Se detalla cómo se los debe identificar, si es necesario realizar una revisión y cómo se debe proceder con las revisiones en caso de resultar necesarias. Una vez integrados, los empleados responsables deben asegurarse de que los documentos externos relevantes estén disponibles para cuando se necesite utilizarlos.

Créditos de las fotos

  • George Doyle/Stockbyte/Getty Images