Actividades para programar proyectos

Escrito por Kenneth V. Oster | Traducido por Lucrecia García
La planificación eficaz de las actividades del proyecto conduce a la terminación exitosa del mismo.

La planificación eficaz de las actividades del proyecto conduce a la terminación exitosa del mismo.

Los directores de proyectos suelen saber la fecha prevista de finalización de un proyecto mucho antes de planificar y programar las actividades necesarias para terminarlo. Para que tu proyecto sea terminado a tiempo, es necesario programar todas las actividades necesarias lo antes posible. Una secuencia bien diseñada de los hechos es esencial para controlar todos los elementos de tu proyecto.

Identificar las actividades

La planificación del proyecto se inicia con la identificación por parte del equipo de gestión de las actividades que se requieren para terminar el proyecto a tiempo. Este proceso comienza con una consideración de los objetivos establecidos y puede requerir una considerable lluvia de ideas del equipo para elaborar una lista de posibles actividades. Posteriormente, el equipo da prioridad a las actividades y desarrolla un calendario para la finalización de cada elemento. Los hitos del proyecto son utilizados posteriormente para desarrollar la ruta crítica del proyecto.

Identificar los recursos

El siguiente paso es la identificación de todos los recursos necesarios para la realización del proyecto. Los recursos pueden incluir el financiamiento, la mano de obra, el equipo necesario, los planes de construcción y los requisitos de las partes interesadas externas. Si tu proyecto es de gran alcance, planificar los recursos puede llegar a ser complejo y requiere mucho tiempo para completarlos. Además de identificar los recursos, tus actividades de planificación deben identificar exactamente cuándo se requiere cada uno y en qué cantidad. Las actividades y los recursos del proyecto deben ser secuenciados adecuadamente para garantizar la finalización del proyecto.

Identifica las relaciones

Una planificación efectiva incluye definir la relación que las actividades tienen entre sí. Independientemente del tamaño del proyecto, existen dependencias internas y externas que deben ser identificadas. Las dependencias internas son elementos del proyecto sobre los cuales el equipo de administración tiene el control, y las dependencias externas son los elementos sobre los cuales el equipo pueda tener poco control. Los elementos externos pueden crear incertidumbres que requieren que los planificadores creen períodos de poca actividad en los planes del proyecto y en la secuencia de las actividades. El resultado deseado dela secuencia de las actividades es una suave transición de una actividad a la siguiente.

La ruta crítica

La ruta crítica identifica las actividades que deben llevarse a cabo para que el proyecto finalice en la fecha prevista. Todas las actividades de la ruta crítica se consideran tareas críticas. En ella se identifican las actividades que deben completarse exactamente en la fecha prevista para asegurar la terminación oportuna del proyecto. Las actividades no críticas pueden ser importantes, pero no dirigen el proyecto hasta su finalización. Las tareas críticas están relacionadas entre sí por dependencias internas y llevan paso a paso a la terminación del proyecto. A medida que controlas tu proyecto a través de cada actividad, la ruta crítica puede cambiar si una actividad crítica se retrasa.

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