Cómo calcular el presupuesto de un proyecto

Escrito por Bert Markgraf | Traducido por Susana López Millot

Cuando una empresa lleva a cabo un proyecto, tiene que asignar los recursos y los costos correspondientes. Para asegurarse de que se cumple con los objetivos de la planificación financiera y las proyecciones para los resultados financieros, la empresa debe elaborar estos costes en un presupuesto preciso. Los presupuestos de los proyectos se basan en un desglose del trabajo a realizar y de los materiales necesarios, así como los costos por unidad basados en valores reales, los costes y los costes de los proyectos anteriores similares. El gerente del proyecto asigna los costos a los diversos componentes del proyecto, agrega las sobrecargas de los costos administrativos y calcula un monto de contingencias para los desafíos inesperados.

Items you will need

  • Descripción del proyecto
  • Dibujos del proyecto
  • Información de costes

Análisis del trabajo

Reúne toda la documentación del proyecto. Incluye dibujos, especificaciones, contratos y cualquier otro material que lo describa.

Divide el proyecto en las partes principales: planificación, pedido, fabricación, entrega y puesta en servicio. Analiza cada parte en las actividades que lo componen y en tareas.

Asigna las tareas usando los recursos disponibles para el proyecto. Asigna tareas para las cuales no hay recursos disponibles para los subcontratistas. Prepara las listas de suministros y de materiales que necesitarás para el proyecto.

Estimación de costes

Arma la documentación que planeas usar para determinar los costos. Asegúrate de que tienes la información actualizada en pagas por hora y beneficios. Estima los suministros y materiales que piensas usar. Consigue presupuestos de los potenciales subcontratistas.

Estima el número de horas de trabajo necesarias para cada tarea basándote en proyectos similares, en estándares industriales o en estimaciones de especialistas. Establece el presupuesto para mano de obra multiplicando el número de horas por las tarifas aplicables y sumando contribuciones y beneficios.

Haz una lista de suministros y materiales necesarios analizando cada tarea. Calcula el presupuesto usando sus costos actuales.

Haz una lista de los subcontratistas que pretendas colocar. Establece los costos del presupuesto estimado obtenido de suministradores que podrían querer el trabajo. Agrega el costo de equipamiento que tengas que comprar basándote en los precios de los suministradores.

Añade gastos generales. Si tu empresa tiene un factor estándar para los gastos indirectos, tales como el 15 por ciento, úsalo. En caso contrario, identifica los costos indirectos, tales como la administración, las comunicaciones y el espacio de oficinas y servicios. Basa los costos en el uso proyectado utilizando tasas internas.

Consejo

  • Si tu proyecto es arriesgado, evalúa el riesgo y agrega una contingencia para cubrir el costo. Calcula la cantidad de esta contingencia multiplicando la probabilidad de los eventos inesperados por el costo.

Advertencia

  • No infles tus estimaciones. Aunque a las compañías no les gustan los sobrecostes, tampoco les gusta ver los recursos asignados a proyectos donde no son necesarios o proyectos que vienen sustancialmente bajo el presupuesto sin una explicación.

Créditos de las fotos

  • Jupiterimages/Creatas/Getty Images