El desarrollo efectivo de un programa de capacitación para los empleados

Escrito por Matt McKay | Traducido por CP Mérida

Desarrollar un programa efectivo de capacitación para empleados es vital para el éxito a lo largo del período de cualquier negocio. Los programas de capacitación ofrecen múltiples beneficios para los empleados y para la empresa, pero sólo si están cuidadosamente planificados y ejecutados correctamente. Con un claro entendimiento de las políticas del trabajo, funciones, objetivos y filosofía de la empresa de entregar una mayor motivación, la moral y la productividad de los empleados, y mayores beneficios para tu negocio. La formación es un medio para un fin específico, por lo que mantiene las metas en mente durante las fases de desarrollo e implementación de tu programa de entrenamiento te ayudará en la creación de un programa claramente definido y efectivo.

Define las necesidades y los objetivos

Define las necesidades de tu empresa mediante la identificación de áreas débiles donde la capacitación sería beneficiosa. Los ejemplos pueden incluir el uso de maquinaria, equipo de oficina o un proceso (habilidades técnicas), o la gestión del tiempo, resolución de conflictos, el sacrificio o las políticas de la empresa (habilidades sociales).

Define los objetivos de la empresa a corto y largo plazo, identifica el entrenamiento posible para cumplir esos objetivos. Los ejemplos pueden incluir aumento de la productividad, mejora en el servicio al cliente o la mejora de las relaciones laborales.

Desarrolla medidas de capacitación basados ​​en tus necesidades y objetivos definidos. Los entrenamientos pueden adquirirse en empresas de capacitación, o ser desarrollados por un miembro del personal instruido en la formación de tus empleados.

La identificación de los empleados y la planificación

Identifica a las personas o grupos que puedan beneficiarse del programa de entrenamiento. Algunos módulos de capacitación, como los relativos a las políticas y la gestión del tiempo, por ejemplo, se deben dar a todos los empleados. Basada en información hábil, por ejemplo, cómo debes utilizar un equipo o realizar un trabajo específico, sólo puede beneficiar a los empleados cuyos puestos de trabajo están directamente afectados por tal conocimiento.

Crea una hoja de cálculo con el nombre de cada empleado en la columna de la izquierda, y los módulos individuales de formación a través de la fila superior. Usa casillas codificadas por colores a la par de los nombres de los empleados debajo de los módulos de capacitación que el empleado está obligado a tomar. A medida que los entrenamientos se impartan, el entrenador pondrá una fecha en los cuadros de colores que indican que el empleado ha cumplido con el requisito de capacitación. Esta hoja se llama "matriz de capacitación", y es una herramienta útil y necesaria para los fines de seguimiento.

Planea un programa de entrenamiento regular que va a satisfacer las necesidades de formación dentro de un plazo determinado. Lograr que todo el personal activo sea capacitado tomará tiempo, por lo que planifica tus entrenamientos durante períodos lentos o después de las horas de negocio para evitar interrupciones innecesarias de trabajo. Los dueños de negocios deben reconocer que la formación es una inversión a futuro para la empresa, por lo que los costos de formación y tiempo de inactividad son de esperar.

Implementación

Implementa módulos de capacitación en orden de importancia. Si el servicio al cliente o la administración del tiempo son cuestiones importantes, imparte estos entrenamientos primero.

Utiliza un entrenador profesional o empleado con experiencia siempre que sea posible. La interacción del instructor con el público y la presentación del material son factores importantes en la eficacia de la formación.

Utiliza herramientas multimedia. Las organizaciones profesionales de capacitación usan presentaciones de diapositivas, pizarras y videos, además de material escrito. Concursos, sesiones de preguntas y respuestas, juegos de representación de papeles se incorporan a veces para mantener a los participantes involucrados.

Crea un formulario para retroalimentación de los empleados para que califiquen el entrenamiento y recopilen comentarios y opiniones en cuanto a la efectividad de la sesión de entrenamiento que han percibido. Los módulos de capacitación y programas más eficaces son los que mejoraron o son modificados cuando es necesario, y los comentarios de los participantes deben de ser tomados en serio para hacer crecer el programa y medir su impacto.

Haz el entrenamiento parte de la orientación de cada empleado nuevo en el futuro. Probablemente tocará mucho en qué ponerse al día con los empleados actuales, pero los nuevos empleados son los principales candidatos para la formación durante sus primeros días en el trabajo.

Consejo

  • Limita el tiempo de cada entrenamiento a no más de 60 a 90 minutos o menos. Esto hará que la programación sea predecible, y ayudará a evitar que los empleados experimenten una sobrecarga de información. No reinventes la rueda, muchos de los programas efectivos de formación están disponibles para su compra, que pueden ser personalizados para adaptarse a tu negocio o ser utilizados tal cual.

Advertencia

  • Todos los gerentes y supervisores deben ceder en los conceptos que se presentan a sí mismos y ser entrenados. Sin el apoyo y la comprensión de la gestión, los programas de formación corren el riesgo de tener formación no benéfica, no uses el entrenamiento sólo como una medida disciplinaria o cuando surgen problemas. Uno de los objetivos de la formación es prevenir los problemas antes de que ocurran.

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