¿Cómo puedo escribir un manual de procedimientos de operaciones estándar?

Escrito por Kristie Lorette | Traducido por Antonella Iannaccone

Un manual de procedimientos de operaciones estándar es más comúnmente llamado un manual de procedimientos operativo estándar. Un manual de procedimientos de operación estándar es un documento escrito que contiene las instrucciones, paso a paso, sobre cómo completar una tarea de trabajo o cómo manejar una situación particular cuando se presenta en el lugar de trabajo. El proceso de pensamiento detrás de un manual de procedimiento operativo estándar es que los resultados consistentes se producirán siempre y cuando todo el mundo sigue los pasos. Un manual de procedimientos de operación estándar puede incluir tareas para toda la empresa, o manuales adicionales pueden existir para cada departamento.

Crea un esquema de todos los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) que deseas incluir. Puesto que un manual es un grupo de PNT especiales, haz una lista de cada tarea que necesitas para cubrir en el manual. El esquema actúa como tu guía para asegurarte de no dejar ninguna de las tareas fuera cuando comiences a escribir el manual.

Escribe una introducción que hable directamente a las personas que utilizarán el manual. Incluye una breve descripción de lo que el manual incluye, lo que los lectores pueden esperar a ganar por el uso del manual y la mejor manera de utilizar el manual (es decir, leerlo de principio a fin o utilizarlo como una referencia para consultar los procedimientos cuando la necesidad surja).

Alista la primera tarea. Para completar el manual en su totalidad, es necesario comenzar con una tarea a la vez: comienza con el SOP por primera vez en tu esquema. Resume los pasos necesarios para completar la tarea, y luego vuelve y escribe los detalles de cada paso. Asegúrate de que cada paso sea claro y conciso, pero proporcione suficiente detalle para que todo el mundo pueda seguir las instrucciones.

Da el SOP a alguien más para leer. Ten un empleado o alguien que conoces para que lo lea y siga las instrucciones. Ellos pueden proporcionar información valiosa si hay medidas que no podrían completar o no lo entendieron.

Edita la SOP basada en la retroalimentación. Puede que tengas que volver a escribir, editar o añadir algo a las instrucciones o por lo general una combinación de los tres.

Escribe el siguiente SOP, repitiendo los pasos 3 a 5 para cada uno.

Recopila todos los SOP en una carpeta o manual encuadernado. Incluye una portada con el nombre del manual, una tabla de contenidos, la introducción y los SOP en el orden de la tabla de contenido.

Haz copias y distribuye a los empleados. Fomenta la retroalimentación regular, y actualizala cuando sea necesario.

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