Declaración de impuestos sobre reembolsos del kilometraje en el trabajo

Escrito por Gail Sessoms | Traducido por Sofia Semo

El Servicio de Impuestos Internos permite deducciones por algunos de los gastos relacionados con el trabajo, incluyendo el kilometraje para el uso comercial de los vehículos personales. Las instrucciones del IRS para informar sobre los reembolsos de kilometraje se basan en cómo se hacen los reembolsos a los empleados. Los reembolsos por kilometraje pueden ser reportados como ingresos o salario y figuran en el recuadro 1 o 12 del Formulario W-2. Estas variaciones determinan los impuestos aplicados a los pagos y si los empleados deben detallar las deducciones sobre las declaraciones de impuestos para deducir los gastos.

Planes contables

Los empleadores que utilizan los planes de cuentas para reembolsar a los empleados por gastos de kilometraje enumeran los reembolsos, indemnizaciones y anticipos como ingresos, no los salarios, en el recuadro 12 del Formulario W-2, la declaración de salarios e impuestos. Los empleados no pueden deducir estos pagos de declaraciones de impuestos federales. El IRS requiere los planes de cuentas para cumplir con los siguientes requisitos: reembolso de los gastos deducibles que normalmente se incurre en un empleado o pagar por tiempo de trabajo, los empleados ofrecen a los empleadores la documentación oportuna de los gastos, y los empleados regresen a los empleadores los fondos de reembolso superiores a los gastos reales.

Los gastos que exceden las posibilidades federales

Los empleadores que utilizan planes de cuentas listan la porción de los reembolsos por kilometraje que superan el kilometraje federal y las tarifas de viáticos como salario en el recuadro 1 del formulario W-2. La cantidad de reembolso que se encuentra dentro de las tasas federales permisibles se reporta como ingreso en la casilla 12 del formulario W-2 utilizando el código L. Los empleados deben detallar las deducciones para deducir el importe de los reembolsos que excedan las tasas federales. El IRS publica las tasas de millaje permitidas vigentes en la Publicación 463, viajes, entretenimiento, regalos y gastos de coches, y publica actuales tarifas de viáticos en la Publicación 1542, Diem Rates (para viajar dentro del territorio continental de Estados Unidos y de la Información).

Planes no contables

Los empleadores que pagan a los empleados por el kilometraje de un plan sin rendición de cuentas, que es aquella que no cumpla con los tres requisitos del IRS para planes de cuentas, informan de los pagos en el recuadro 1 como el salario de su Formulario W-2. Los salarios están sujetos a retención de impuesto sobre la renta federal, Medicare y el Seguro Social. Los pagos de kilometraje, o reembolsos, que se reportan como sueldos requieren llenar el Formulario 2106, gastos de empleado. Utiliza el formulario 2106-EZ, no reembolsados ​​de gastos de empleado, para informar el kilometraje para el que no fue reembolsado. Debes detallar las deducciones en tu declaración de impuesto sobre la renta de deducir los gastos de kilometraje.

Reporte y documentación

Los empleadores reportan reembolsos de kilometraje pagados a los empleados como los ingresos o salarios en formularios W-2 de los empleados. Los empleados informan de ​​los gastos no reembolsados, utilizando el Formulario 2106-EZ. El IRS requiere un registro detallado que apoye las deducciones por gastos de kilometraje. Los empleadores a menudo requieren que los empleados mantengan formas de kilometraje y otros documentos de viaje. El IRS requiere los registros para incluir la fecha y hora de la marcha, el objetivo comercial y los lugares desde y hacia donde viajó. Los empleados deben adjuntar los archivos al presentar el Formulario 2106 o 2106-EZ.

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