¿Qué son las tablas de impuestos per diem?

Escrito por Jeff Franco J.D./M.A./M.B.A. | Traducido por María Marcela Mennucci

Si tu empleador requiere que viajes durante el año en viajes de negocio, es probable que incurras en gastos para tu alimento y alojamiento. Estos gastos son la responsabilidad de tu empleador; cuando recibes una asignación de reembolso para estos cargos, el IRS los excluye de tus salarios impositivos. Sin embargo, si el reembolso excede la asignación per diem que el IRS permite para el gasto, el exceso podría ser imponible para ti.

Planes de rendición de cuentas

Las tablas impositivas per diem del IRS son sólo relevantes si tu empleador tiene un "plan de rendición de cuentas" para brindarle a los empleados los reembolsos o asignaciones para los gastos de viaje empresarial. Esto se debe a que todas las asignaciones pagadas que no están bajo un plan de rendición de cuentas son imponibles para el empleado, sin importar la cantidad. Un plan de rendición de cuentas requiere que tu empleador sólo te reembolse por los gastos que podrías deducir como gasto relacionado con el trabajo, y que devuelvas el exceso de reembolsos a tu empleador y brindes una contabilidad adecuada de cada gasto. Cuando un plan de rendición de cuentas tiene lugar, tu empleador no incluirá los reembolsos en tu W-2, siempre que cada gasto no exceda la cantidad permitida por las tablas per diem del IRS.

Per diem federal

El gobierno federal publica una tabla per diem anual que se usa para los reembolsos de gastos de alojamiento y comida de los empleados cuando viajan por negocios. Sin embargo, los empleadores privados deben usar los mismos índices per diem cuando no eligen las tablas alternativas alta-baja. Las tablas proveen un índice diario máximo que puedes reembolsar a un empleado por alojamiento, comidas y gastos incidentales para poder excluirlo del W-2 del empleado.Ellos varían según el lugar, ya que el gobierno reconoce que el costo de las comidas y hoteles en una ciudad podría no reflejar el costo promedio de otra. En el 2011, por ejemplo, el reembolso por alojamiento libre de impuestos máximo que podías recibir por estadías en los hoteles de Little Rock, Arkansas era de US$88 por día; mientras que en New York City, el índice máximo podía ser tan alto como US$340.

Indices alto-bajo

Como alternativa a los índices per diem federales, el IRS te permite usar las tablas de índices alto-bajo para un empleado. Sin embargo, una vez que el empleador elige qué tabla per diem utilizar para un empleado específico, debe continuar usando ese método durante todo el año. Los empleadores suelen elegir el método alto-bajo para reducir su carga de mantenimiento de registros, ya que los empleados no tienen que informar cada gasto que realizan. Estas tablas fijan un índice estándar para todos los gastos diarios en cualquier categoría de ubicación de costo alto o bajo. Por el contrario, los índices per diem federales se aplican a cada gasto en ciudades específicas.

Gastos de viaje adicionales

Las tablas per diem cubren sólo tu factura de alojamiento, compras de alimentos y algunos gastos incidentales. Sin embargo, en la mayoría de los casos, los viajes de negocio implican gastos de transporte adicionales. Si compras un pasaje en tren o en avión, o usas un vehículo personal para un viaje de negocios, tu empleador puede reembolsarte por el costo sin reducir el índice per diem disponible ni tener que informar la cantidad en tu W-2.

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