¿Por cuánto tiempo mantienen registros los empleadores después del despido de un empleado?

Escrito por Ruth Mayhew | Traducido por Alejandro Moreno

Cuando una relación de empleo termina, los empleadores tienen una obligación de almacenar los archivos personales del empleado en un lugar seguro. El período de tiempo que deben guardarse los registros de los empleados varía, de acuerdo con las leyes federales y algunas estatales relacionadas con el mantenimiento de registros de empleo. Estas son regulaciones estrictas y los empleadores que no pueden producir ciertos archivos de empleados después de la terminación pueden estar sujetos a penas severas y multas impuestas por las entidades gubernamentales.

Terminación del empleo

El término "terminación del empleo" abarca varias acciones de empleo, que no son sólo la terminación involuntaria o el despido de un empleado. Los empleadores usan la palabra "terminación" para indicar todos los tipos de separaciones de empleo (renuncia voluntaria, despido, retiro y eliminación del trabajo). La aplicación del término a menudo se malentiende; sin embargo, los practicantes de recursos humanos frecuentemente usan terminación debido a que su significado genérico es que una relación de empleo ha terminado, o finalizado, lo que se aplica en varias circunstancias.

Registros de empleo

Los registros de empleo consisten de los archivos personales del empleado, los registros de nómina, los formularios de contratación de beneficios y los registros médicos. Los materiales relacionados con el trabajo, todo excepto la información de salud y médica, generalmente se guarda en el departamento de recursos humanos y puede estar disponible para el personal con base en lo que sea necesario que conozcan. Los registros de nómina a veces se guardan por separado pero se almacenan para ser fácilmente accesibles por nombre o número de identificación del empleado, como el número de Seguro Social. La información acerca de los beneficios médicos y los documentos relacionados están disponibles sólo para un miembro del personal de Recursos Humanos o un empleado de nivel gerencial designado como oficial de privacidad, de conformidad con las regulaciones de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) para asegurar la confidencialidad de ciertos registros mantenidos por un empleado.

Mantenimiento de registros de la FLSA

Bajo la Ley de Estándares Laborales Justos (Fair Labor Standards Act, FLSA), se requiere que los empleadores mantengan registros de nómina para los empleados no exentos por tres años. Los registros de nómina para los empleados no exentos incluyen copias de talones de pago o prueba de pagos de salarios, prueba de salarios por horas extra pagados, horas regulares y extra trabajadas, deducciones de nómina y otros materiales relacionados con salarios. Los requisitos del mantenimiento de registros para los empleados asalariados exentos difieren ligeramente, sólo porque los empleados exentos no tienen derecho a horas extra y, por lo tanto, los empleadores no tendrían prueba de este pago. La FLSA requiere que los empleadores mantengan registros no exentos por tres años a partir de la fecha de terminación del empleo. El requisito de la FLSA es dos años para registros como acuerdos de negociaciones colectivas, evaluaciones de desempeño y los documentos que pueden cubrir los requisitos para justificar escalas de pago, tasas de salarios y niveles de salarios. Las leyes del mantenimiento de registros estatales pueden variar de las federales y, en algunos estados, los requisitos son mayores que el mandato de regulaciones federales. El estado de Texas, por ejemplo, requiere que los empleadores mantengan cierta información de pagos e impuestos por cuatro años. Ciertos materiales relacionados con beneficios deben ser guardados por empleadores de Texas por seis años.

Mantenimiento de registros según la EEOC

La comisión de Oportunidades Equitativas de Empleo (Equal Employment Opportunity Commission, EEOC) de los Estados unidos requiere que los empleadores mantengan todos los registros de empleo por un año a partir de la fecha de terminación. Para los propósitos de la Ley de la Discriminación por Edad en el Empleo (ADEA), los empleadores requieren guardar los registros de nómina por le mismo tiempo requerido por la FLSA: tres años a partir de la fecha de terminación. Sin embargo, otra información de beneficios del empleado debe ser guardada sólo por un año. Se aplican reglas especiales para el mantenimiento de registros cuando un empleado presenta un cargo de discriminación bajo cualquiera de las leyes antidiscriminación que aplica la EEOC. En cuestiones que involucren disputas bajo las leyes federales de derechos civiles, los empleadores deben guardar archivos de empleados hasta que el empleador y la agencia federal lleguen a una resolución o hasta que la EEOC publique su decisión. Debido a que los archivos deben guardarse a lo largo de todo el proceso de resolución de la disputa, podrían pasar años después de la terminación antes de que un empleador pueda deshacerse de los archivos del empleado de manera segura.

Recomendación

Debido a que las reglas de mantenimiento de registros varía de acuerdo con los requisitos del gobierno federal y estatal, es prudente mantener los registros de los empleados por el período máximo de tiempo. El almacenamiento electrónico de registros es perfectamente aceptable; por lo tanto, la tecnología puede resolver problemas relacionados con el espacio y la seguridad. Sería algo inteligente que los empleadores mantuvieran todos los registros de los empleados por al menos tres años, para cubrir las bases de las reglas federales, y por más tiempo, si es necesario, de conformidad con las reglas estatales.

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