Qué formularios necesitas como trabajador independiente

Escrito por Catherine Hudgins | Traducido por Pilar Celano

Ser trabajador independiente te da control, libertad y oportunidades de ingreso que las posiciones en relación de dependencia no te brindan. Estar a cargo de tus propias decisiones comerciales también significa ser responsable de cumplir con ciertas obligaciones. Estas incluyen llevar registros adecuados, presentar los formularios fiscales correspondientes y pagar los impuestos en tiempo y forma.

Estructura comercial

Cómo la estructura del negocio afecta tu situación de crédito. Los modelos de negocios independientes incluyen contratistas, sociedades unipersonales, asociaciones, sociedades de responsabilidad limitada, corporaciones de tipo S y de tipo C. El formato que elijas determina qué formularios de impuestos debes presentar. El Internal Revenue Service (IRS, Servicio de Impuestos Internos) requiere que todas las personas jurídicas, con la excepción de las sociedades unipersonales sin empleados (además del dueño), obtengan un Número de Identificación de Empleador (EIN por sus siglas en inglés). Utiliza el Formulario SS-4 para solicitar esta identificación fiscal federal.

Formularios de impuestos federales

Las obligaciones fiscales federales incluyen la presentación de una declaración anual informando las ganancias o pérdidas netas en el Formulario 1040. Presenta un Anexo C o C-EZ, para mostrar los detalles sobre ingresos y gastos. Presenta un Anexo 179 para deducir los gastos de capital en un año fiscal o amortizar una parte por año en el Anexo C. Con algunas pocas excepciones, los trabajadores independientes deben calcular y pagar los impuestos que les corresponden para cubrir sus obligaciones del Seguro Social y Medicare. Informa esto utilizando el Anexo SE. Los trabajadores independientes deben prepagar los impuestos de forma trimestral, utilizando los comprobantes del formulario 1040-ES.

Formularios de impuestos locales y estatales

Todas las entidades gubernamentales locales y estatales tienen sus propias leyes de impuestos para negocios. Se pueden imponer impuestos adicionales al inventario, las acciones de capital y el ingreso en concepto de ganancias. Algunos estados cobran impuestos basados en el valor de los bienes, como obligaciones por artículos importados. Ponte en contacto con la autoridad impositiva del estado para obtener información sobre qué impuestos debes y qué formularios debes presentar.

Licencias y permisos

Verifica en el estado y localidad donde vives o donde tienes la sede de tus negocios para determinar cuáles son los procedimientos de inscripción, permisos y licencias necesarios para operar. Determina tu responsabilidad para cobrar impuestos por ventas u otras tarifas basadas en las ventas del producto o servicio que brindas. Pregunta en la oficina de impuestos del estado en el que resides cuáles son los formularios correctos de información y transmisión, y averigua si tu cronograma de pago es mensual, trimestral, semestral o anual.

Si tienes empleados

Verifica con la autoridad fiscal del estado sobre tu obligación de retener, informar y abonar impuestos al ingreso sobre los salarios de tus empleados. Todos los estados requieren que los empleadores paguen impuestos de seguro por desempleo y de compensación para trabajadores. Presenta los formularios adecuados de informe y transmisión a tiempo, para evitar sanciones. Las reglas federales incluyen tu responsabilidad de asegurarte de que los empleados completen el Formulario I-9, certificando aplicabilidad de empleo, y el Formulario W-4, designando retención de prestaciones. Como dueño, sin importar la estructura legal que tenga el negocio, debes calcular, retener e informar los impuestos federales a los ingresos, para el Seguro Social y Medicare (FICA) de los empleados, y pagar el impuesto federal por desempleo (FUTA). Los trabajadores independientes deben completar el Formulario W-9, y tú debes presentar el 1099-MISC para informar los pagos que realizas a ellos.

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