Roles de un departamento de compras

Escrito por Lisa Magloff | Traducido por Ana María Guevara

Los departamentos de compras son los responsables de proveer suministros. Hasta los años de 1960, esto implicaba en gran parte la colocación de órdenes y era una posición principalmente de oficinista. Sin embargo, mientras el desarrollo de la planeación estratégica y la llegada de las compras a tiempo hicieron de esto una función más crucial. Hoy en día, las compras son a menudo referidas como "administración de cadena de suministros" y el departamento de compras ha tomado un rol más grande y más vital en el negocio.

Abastecimiento de suministros

Uno de los principales roles del departamento de compras es proveer suministros y partes y después comprarlos. En empresas grandes, esto también puede incluir decidir si hacer al elemento en casa. Los departamentos de compras a menudo trabajan con los equipos de desarrollo de productos para abastecer materiales y determinar el costo del producto final. Los departamentos de compras pueden usar publicaciones comerciales para los proveedores o ir directo al fabricante. Encontrar el elemento correcto al precio correcto puede ser difícil, y los departamentos de compras pueden también trabajar para ayudar a los proveedores en fabricar el elemento necesitado. Esto puede implicar proporcionarle una asistencia considerable al proveedor.

Licitación

Para elementos necesitados al por mayor o elementos especiales, los departamentos de compras a menudo usan licitaciones competitivas para elegir un proveedor. El departamento será entonces responsable de todos los aspectos del proceso de licitación. Por ejemplo, cuando el departamento de compras del Puerto de Houston elige a un proveedor, coloca una noticia pública, escribe instrucciones detalladas sobre el proceso de licitación, acepta a las empresas en la lista aprobada de licitadores, maneja el dinero de seguridad, abre y lee las ofertas públicamente y hace una recomendación sobre qué oferta aceptar.

Administración de proveedores

Además de encontrar suministros y negociar los contratos para los proveedores, los departamentos de compras también son responsables de monitorear el desempeño del proveedor. Los departamentos de compras tienen que evaluar el desempeño y control de calidad del proveedor. Esto puede incluir monitorear los tiempos de envío, la calidad, el costo y el desempeño. Para proveedores en otros países, esto también puede significar monitorear las condiciones de trabajo y los derechos de los trabajadores. Las grandes empresas y organizaciones públicas a menudo certifican a proveedores una vez hayan mostrado cumplir los objetivos de desempeño. Esto puede implicar un programa de entrenamiento y educación, y una inspección detallada de los proveedores.

Control de costos

Los departamentos de compras, especialmente en agencias gubernamentales, también pueden ser responsables de mantener un control estricto de costos. Por ejemplo, en un artículo del 2010 del sitio especialista en hoteles Food Buyers Network, John Schalow sugiere que para conseguir la mejor práctica, los departamentos de compras tienen que asegurar que los proveedores mismo obtengan un costo más bajo de los distribuidores y fabricantes. Esto se puede hacer al incrementar el tamaño de los envíos, pagar a tiempo, ordenar en línea y asegurándose que los proveedores usen las mejores prácticas.

Controles legales

Los departamentos de compras también tienen que ser conscientes de las leyes que aplican a las compras. Para empresas privadas, este es principalmente un contrato de ley, pero para los cuerpos gubernamentales, puede haber leyes estatales y federales regulando las compras. Por ejemplo, los departamentos de compras de distritos escolares en Texas tienen que saber qué es una ofensa criminal estatal para evitar usar compras competitivas cuando sea requerido; y que mientras la ley federal requiere que se use un proceso de licitación para todas las compras de nutrición de niños de más de US$100.000, la ley estatal de Texas requiere un proceso de licitación para cualquier compra mayor de US$25.000.

Créditos de las fotos

  • Paying Bills image by ne_fall_photos from Fotolia.com