La diferencia entre una requisición y una orden de compra
Los departamentos en algunas pequeñas empresas tienen que pedir suministros a través del brazo financiero de la empresa en lugar de comprar los suministros por su cuenta. Este proceso incluye el uso de órdenes de requisición y órdenes de compra, que representan diferentes etapas de un mismo proceso de compra.
Órden de requisición
Una orden de requisición es una forma en la que un departamento debe someterse a cualquier departamento que controla las actividades financieras de la empresa. Aunque las formas individuales varían según la empresa, las órdenes de requisición general, requieren cierta información, incluyendo los materiales del departamento solicitante, el número exacto de los suministros solicitados, una descripción general de los suministros para la denominación legal del proveedor y el precio esperado de la compra. Una orden de requisición luego será aprobada o negada por el departamento financiero de la empresa.
¿Cuándo son necesarias las requisiciones?
Para las pequeñas órdenes de compra, a menudo es un procedimiento estándar para que los departamentos compren los materiales directamente de los minoristas utilizando una tarjeta de crédito de la empresa y omitiendo el proceso de requisición y las órdenes de compra en conjunto. Por lo general, las empresas y organizaciones requieren de una orden de requisición cuando una propuesta de compra supera un cierto valor monetario. Por ejemplo, la Universidad de Tufts requiere una orden de requisición para la mayoría de las compras de más de US$2.000. Otras empresas requieren órdenes de requisición de compras mucho más pequeñas.
Tipos de solicitudes
Las órdenes de requisición con mayor frecuencia se presentan para que un departamento pueda obtener la aprobación para la compra de materiales necesarios de una entidad que opera fuera de la empresa. Sin embargo, a veces un departamento de una empresa desea adquirir equipos o materiales de otro departamento, en cuyo caso, muchas empresas requieren que el departamento de compras presente una orden de requisición interdepartamental. Las órdenes de requisición interdepartamentales pueden ser útiles a las oficinas financieras y contables en grandes empresas donde los departamentos tienen presupuestos operativos separados.
Ordenes de compra
Una vez que la oficina financiera de una empresa ha aprobado la orden de requisición presentada por un departamento, se emite una orden de compra al proveedor de los bienes solicitados. Las órdenes de compra deben contener determinada información, como el nombre de la oficina de compras, los suministros que se compran, dirección de envío, condiciones de pago, instrucciones de facturación y número de orden de compra. Para ayudar en el mantenimiento de registros, las órdenes de compra tendrán el mismo número que la orden de requisición que las generó.