¿Qué es un plan de contingencia de negocio?

Escrito por Victoria Duff | Traducido por Javier Enrique Rojahelis Busto

Una contingencia es un evento inesperado o una situación que afecta a la salud financiera, la imagen profesional o la cuota del mercado de una empresa. Por lo general se trata de un hecho negativo, pero también puede ser una ganancia inesperada, tal como puede ser un pedido de compra enorme. Cualquier cosa que interrumpa inesperadamente el funcionamiento habitual de una empresa puede perjudicar a la empresa, incluso si esa interrupción se debe a un golpe de suerte. Es por eso que las empresas deben crear planes de contingencia para enfrentar las variadas situaciones posibles, de modo que la gestión de la empresa tenga un plan pre-investigado de acción para seguir inmediatamente. Algunas amenazas que generalmente son cubiertas por los planes de contingencia son la gestión de crisis, la continuidad del negocio, la seguridad de activos, la mala gestión y la reorganización.

Manejo de crisis

Existen muchos tipos de crisis que pueden afectar el bienestar de una compañía, como las que derivan de desastres naturales, ataques terroristas, incendios en el almacén, lesiones en el trabajo o incluso clientes enojados. Los planes para hacer frente a las crisis suelen incluir una análisis SWOT (sigla inglesa de "fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas") departamento por departamento, que sirve para identificar las vulnerabilidades y los desafíos potenciales.

Plan de continuidad

Los planes de continuidad de negocios cubren una serie de situaciones, incluyendo la muerte de un ejecutivo clave o de un gerente, eventos de crisis que amenazan con cerrar las operaciones del negocio por un período prolongado de tiempo y cualquier otra situación financiera o evento inesperado que amenace con destruir o dañar el empresa. Los planes de continuidad implican generalmente pólizas de seguros que proporcionan el costo para mantener la empresa en funcionamiento, y el costo y la contratación de consultores, que son los especialistas en resolver los tipos de problemas que aquejan a la compañía.

Seguridad de los activos

El robo o la destrucción de propiedad intelectual, como los secretos comerciales o los programas informáticos, la maquinaria o el equipamiento clave, o cualquier otro activo valioso que una empresa necesita para sus operaciones y para el mantenimiento de su posición en el mercado, generalmente están cubiertos por un plan de seguridad. Esto también incluye la seguridad de la red informática interna de la empresa y sus archivos confidenciales. El plan de seguridad intenta bloquear las contingencias negativas que pueden producirse, pero cuando ocurren, el plan de contingencia de la empresa prescribe el respaldo de ciertos registros corporativos y clientes, así como activos intelectuales. La estrategias legales también están incluidas en un plan de contingencia con el fin de ayudar a mitigar los daños causados ​​por este tipo de eventos.

Mala administración

El fraude, el robo, los errores de operación, la mala gestión y el escándalo personal son todas crisis que requieren de estrategias especiales de relaciones públicas, así como de varios tipos de seguros. El manejo de estas crisis implica una cuidadosa atención a las consideraciones jurídicas y a la responsabilidad de los accionistas, y si no se maneja de forma inmediata con eficiencia y confianza, pueden arruinar la imagen profesional de la empresa y su capacidad para hacer negocios. Por esta razón, las empresas crean un sistema de pesos y contrapesos para evitar este tipo de problemas, además de la creación de planes de acción detallados para hacer frente a estas contingencias.

Reorganización

Después de que lo peor ya ha pasado, el plan de contingencia de la empresa también explica cómo la empresa va a restablecer las operaciones normales y va a reorganizarse para limitar las posibles contingencias futuras. La reorganización para afrontar nuevos retos es importante si la empresa se ocupa de los acontecimientos negativos o de la presión inesperada al tener que expandir rápidamente la producción para funcionar a pesar de las exigencias de un pedido de compra inesperado.

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