¿Por qué son las políticas y procedimientos importantes para la planificación de la sucesión?

Escrito por Leslie Contreras Schwartz | Traducido por Florencia Prieto

Las políticas y procedimientos, o la documentación que describe la estructura organizacional y operativa de una empresa, son esenciales para la salud de una empresa. Éstas son particularmente significativas cuando se realiza la planificación de la sucesión, el proceso en el que se identifica un sucesor para una posición clave. Las políticas y los procedimientos no sólo identifican sucesores, ponen metas y procesos a largo plazo mediante la creación de estructuras a través de normas y directrices, haciendo que la transición de la sucesión sea más fácil .

Creando estructura

Las políticas y los procedimientos bien escritos proporcionan estructura a cualquier empresa, sin importar el tamaño. "Los clientes están tratando de resolver la manera de (ellos) iniciar un negocio. Se basa en la confianza", dijo Terry Schillaci, socio director de Tatum, una empresa de servicios ejecutivos con sede en Houston. Mediante la creación de políticas y procedimientos, las empresas "saben cuáles son las reglas" y la forma de medir el éxito o fracaso de un proceso operativo, incluida la planificación de la sucesión, dice Terry. Las políticas y los procedimientos preparan a las empresas para orientar al personal con menos experiencia para garantizar que las posiciones de gestión esenciales se mantengan ocupadas cuando alguien se va.

Analizando tu capital humano

Para los propietarios de pequeñas empresas, estos planes aseguran que "aproveches a tu gente para tu propio éxito", dice Schillaci. "Se conserva a los buenos empleados cuando se tiene estructura. Si no tienes estructura, no retendrás buenos empleados. Te quedarás con las personas a las que les gusta el caos." Para aprovechar el capital humano, debes contar con el apoyo del equipo directivo para implementar las políticas y los procedimientos, y para llevar a cabo esos planes cuando se produce rotación. Debe llevarse a cabo una evaluación de las habilidades y conocimientos de los empleados actuales.

Éxito operacional

Shillaci sugiere que las pequeñas empresas obtengan ayuda para crear políticas y procedimientos que las preparen para el éxito operativo durante un proceso de sucesión. Por lo general, las pequeñas empresas "no tienen el liderazgo financiero" y necesitan la ayuda de una empresa para crear sistemas de control. Además, la evaluación comparativa externa, o el examen de los mercados de contratación externos, también puede ayudar a la empresa a evaluar qué posiciones clave pueden estar abiertas en el futuro y crear procedimientos operativos para prepararse para el cambio de mando.

Manejo del riesgo

Según la Oficina del Auditor del Estado de Texas, "la finalidad de la planificación de la sucesión es preparar a una agencia para los riesgos asociados a la pérdida, planificada o no de conocimiento, que es fundamental para el éxito de la agencia." Una vez más, la evaluación comparativa externa puede evaluar el riesgo de perder una persona clave en un papel crítico, y puede mitigar el daño causado por el cambio de mando. Las pequeñas empresas también tienen que averiguar quién sucederá a los ejecutivos para minimizar los efectos fiscales de la transición, dice Schillaci.

Cumplimiento y control

Al asegurar que las políticas y procedimientos estén en su lugar para la planificación de la sucesión, las empresas también pueden asegurarse de que están cumpliendo con las normas regulatorias y directrices. Por ejemplo, la documentación es requerida por muchas guías como para el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9000, Sarbanes Oxley de Contabilidad y Finanzas, o Buenas Prácticas de Manufactura para la Administración de Drogas y Alimentos. Pero, en esencia, las políticas y los procedimientos de sucesión deben abordar el control, en lugar de cumplir con las reglas. Según BizManualz, estas políticas son dinámicas y permiten que el espacio para el cambio crezca con la empresa.

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