¿Qué son los controles internos de contabilidad?

Escrito por Dana Griffin | Traducido por Mary Lascano

    Los controles internos de contabilidad rigen el sistema financiero. "La administración es responsable de desarrollar y mantener un control interno efectivo", según la Oficina de Administración y Presupuesto de la Casa Blanca de EE.UU., o OMB. Los controles internos proporcionan la garantía de calidad y de mantener un ojo sobre las deficiencias en tu operación. Esto te permite detener los problemas antes de que comiencen las operaciones y mantener tus negocios funcionando sin problemas. El análisis, la implementación y el diseño van de la mano con un sistema de control. Los controles contables retroalimentan el sistema, asegurándose de que todo está funcionando correctamente. Sin medios para controlar tus procedimientos, no se puede determinar la eficacia del sistema.

    Definición

    Los controles contables son los métodos y procedimientos que utiliza una compañía para garantizar la exactitud y validez de sus estados financieros. No aseguran el cumplimiento de leyes y reglamentación, pero están diseñados para ayudar a tu empresa a cumplirlos. Los controles internos protegen contra el abuso y el fraude, y aseguran de que toda la información se reciba de manera precisa y oportuna.

    Controles

    "El ambiente de control", según la OMB, "es la estructura organizacional y la cultura creada por la gerencia y los empleados para mantener el apoyo organizativo para el control interno eficaz". El insumo más eficaz para el control ambiental proviene de los departamento de recursos humanos. Cuando la administración está presionando para una meta de ventas a toda costa, los empleados se hacen los mismos controles internos y se tendrá en cuenta, que a menudo conduce a dificultades financieras.

    Riesgo

    "La evaluación de riesgos... implica la identificación y análisis de los riesgos de errores materiales y financieros", afirma Tomás Ratcliffe en el "Journal of Accountancy". En una pequeña empresa, la evaluación de riesgos es a menudo eficaz, pues la administración o propietario tiene un conocimiento profundo del funcionamiento de la empresa y por lo tanto sabe que los riesgos son mayores. La atención se centra en las operaciones y los riesgos de cumplimiento, pero la evaluación de riesgos también se considera un error humano, incluidas las transacciones indebidamente ingresadas, la pérdida de transacciones y las transacciones en los libros que simplemente no ocurrieron.

    Sistemas

    De acuerdo con Ratcliffe, "Los Sistemas de información identifican, capturan, procesan y distribuyen información que apoya el logro de los objetivos de la información financiera". Las pequeñas empresas tienden a utilizar las aplicaciones de la tecnología de la información, IT, para facilitar la comunicación o simplemente reuniones frecuentes y un día a día de gestión de actividades en las que se comunica directamente con los empleados. En las grandes empresas, se utilizan los sistemas integrados más formales porque no es práctico para la gestión de nivel superior hablar con todos los empleados.

    Monitoreo

    Todos los sistemas de control interno deben ser monitoreados para evaluar la calidad en el rendimiento del sistema. Esto generalmente se gestiona a través de una combinación de evaluaciones y actividades de monitoreo continuo. En una pequeña empresa, los ejecutivos tienen conocimiento de primera mano de las actividades previstas y la participación de cerca con los empleados y las operaciones que les permite identificar fácilmente las variaciones e inexactitudes potenciales en la información reportada o métodos.

    Procedimientos

    Los procedimientos de control son todos los métodos para la implementación de controles ambientales, la comunicación de riesgos de evaluación, seguimiento e información. Los procedimientos de control ayudan a entrenar a tu personal para que todo el mundo trabaje de la misma manera. Ratcliffe afirma, "Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar directivas de que la administración se lleve a cabo".

    Créditos de las fotos