Pasos para cumplir fechas límites de proyectos

Escrito por Sophia Harrison | Traducido por Mariana Palma

Los proyectos pueden ser una parte crítica del desarrollo y mantenimiento de un buen negocio. Ya sea que el proyecto requiere la cooperación de varios departamentos o sólo de algunas personas, asegurarse de que se complete a tiempo involucra planificación y preparación. Puedes lograrlo siguiendo algunos pocos plazos.

Clarificación

Para cumplir con una fecha límite, debes conocer qué requiere el proyecto. Hacer conjeturas sobre lo que se espera puede resultar en un mal manejo del proyecto y en pérdida de tiempo, tanto para ti como para tu cliente. Pide las aclaraciones necesarias antes de aceptar el proyecto para asegurarte de tener toda la información necesaria y cumplir con las necesidades del cliente. Una vez que se pongan de acuerdo, hagan un contrato por escrito y pide al cliente que lo firme para evitar posibles disputas.

Sepáralo en partes

La mayoría de los proyectos se completan en un tiempo establecido y requieren acciones específicas a lo largo del proceso. Cuanto más complicado es el proyecto, más importante es asegurarse de que todos los pasos son completados. Identificar estos pasos y el orden en el que deben darse te ayudará a completarlo y, en última instancia, a completar el proyecto mismo a tiempo. También debes identificar puntos de control clave para conocer el progreso del proyecto y determinar si estás cumpliendo con los tiempos.

Comunicación

La comunicación es clave para el éxito de cualquier proyecto. Mientras que una notificación por correo electrónico puede ser suficiente para un proyecto pequeño, uno más complejo o que requiera la coordinación de muchos departamentos y personas requiere de comunicación cara a cara. Una reunión semanal, o incluso diaria, puede ser necesaria para asegurarse de que todos están informados. Hacer responsables a departamentos o personas de completar ciertos pasos mantendrá al proyecto en plazo y reducirá la posibilidad de no llegar a la fecha límite.

Tiempo

Un proyecto puede tener una fecha límite específica o requerir ser completado dentro de cierto período de tiempo. Aunque puede ser difícil conocer el momento exacto en que terminará, darte a ti mismo un tiempo extra puede ofrecerte flexibilidad. Las sorpresas, los cambios y los problemas aparecen a menudo durante el curso del proyecto, aún cuando todo se hace correctamente. Asignar tiempo extra te permite a ti y a tu equipo trabajar más tranquilos, reduciendo la necesidad de correcciones y notificaciones al cliente para pedir más tiempo.

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