Metas y objetivos de los gerentes de un proyecto

Escrito por Debra Kraft | Traducido por Ana María Guevara

Los proyectos son establecidos para lograr metas específicas. Los objetivos apoyan esas metas y se miden, proporcionando oportunidades para rastrear el progreso. Para el gerente de un proyecto, la meta principal es la meta del proyecto del cual es responsable. Las metas adicionales tienen que centrarse en la satisfacción del cliente y la calidad. Los objetivos para apoyar cada meta tienen que estar basados en el modelo de tiempo de restricciones triples, el costo y el alcance, como se reconocen por la mayoría de cursos de administración de proyectos y programas de certificación. Cada objetivo tiene que ser específico, que se pueda medir, sostenible, relevante y de duración determinada o "SMART", por sus siglas en inglés.

Mantente dentro del presupuesto

Un objetivo importante del proyecto debería ser mantenerse dentro del presupuesto. Cada proyecto debe tener un presupuesto específico asignado. El gerente del proyecto tiene que mantener un rastreo de los costos del proyecto, y hacer ajustes como sea necesario para evitar pasarse del presupuesto. Los costos típicos incluyen los recursos como los miembros del equipo, los suministros, materiales y equipo, dependiendo de la naturaleza del proyecto. Los costos adicionales pueden incluir viajes y otros gastos administrativos.

Terminar a tiempo

Otro objetivo tiene que ser el terminar el proyecto a tiempo. Para poder manejar el tiempo, muchos gerentes de proyectos usan gráficos de Gantt para rastrear las tareas, dependencias y etapas. Si se usa un gráfico de Gantt u otro modelo de rastreo, el camino crítico tiene que ser identificado. Las tareas críticas son aquellas que atrasarán al proyecto si no son completadas a tiempo. Los gerentes de proyectos tienen que identificar estas tareas, determinar qué tanto tiempo tomarán, y medir su dependencia en otras tareas. También tiene que mantenerse a la par cuando se completen las tareas críticas para que pueda medir el progreso hacia el objetivo de completar el objetivo a tiempo.

Mantenerse al alcance

Un tercer objetivo para un gerente de proyectos es mantener al proyecto al alcance. El alcance del proyecto define sus límites. Si el proyecto representa un diseño de ingeniería, por ejemplo, el alcance identificará las características y funcionalidad que tienen que estar incluidas. Con el tiempo, las personas encargadas pueden influenciar el alcance, como cuando se trata de añadir nuevas características y funcionalidades que no fueron originalmente discutidas. Los elementos para esto son generalmente definidos en una estructura de división del trabajo o WBS por sus siglas en inglés. El WBS tiene que ser controlado para identificar y prevenir cualquier cosa que pueda impactar el alcance del proyecto.

Modelo de restricciones triples

Si cualquiera de los anteriores objetivos es amenazado, el gerente del proyecto tiene que ver dónde se pueden hacer ajustes en los otros objetivos para compensar. Por ejemplo, si la línea de tiempo del proyecto está siendo amenazada por la finalización tardía de tareas críticas, él tiene que decidir si el alcance tiene que ser ajustado para reducir los requisitos del proyecto, o si el presupuesto tiene que ser incrementado para acelerar la finalización de otras tareas. Similarmente, si las personas involucradas piden hacer una adición al alcance del proyecto, el gerente tiene que determinar si la línea de tiempo tiene que ser extendida o el presupuesto incrementado. Finalmente, si el presupuesto es amenazado, él tiene que decidir si el alcance se reduce o si la línea de tiempo se extiende en un nuevo periodo de presupuesto.

Crea calidad

Construir calidad en el proceso de administración del proyecto es otro objetivo potencial. Medir la calidad puede basarse en mantener el balance del presupuesto, el tiempo y el alcance, además de revisar los indicadores de satisfacción de los clientes o personas encargadas. Las personas encargadas estarán satisfechas si el proyecto cumple todos sus objetivos clave, o proporciona un valor añadido al mejorar la eficiencia del proceso general. El valor adicional puede proporcionarse si el proyecto viene bajo un presupuesto o más temprano, o si el equipo puede cumplir los objetivos originales mientras también envía elementos por fuera del alcance que han sido identificados como "querer tener" pero no "tener que tener" por los accionistas.

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