La importancia en la administración de documentos

Escrito por Matt McKay | Traducido por John Font

Administrar documentos a partir de un gestor de archivos no es una medida exagerada, ya que la rentabilidad de una empresa depende de la forma como se capturen, organicen y se carguen. Asimismo, el servicio al cliente y el cumplimiento de la ley son factores importantes de cada empresa, los cuales deben desarrollarse en conjunto con las políticas de mantenimiento de documentos a partir de un sistema de gestión designado.

Registros legales

La gestión de los expedientes de los empleados, así como los documentos financieros, de salud, de seguridad, reguladores y otros, se convierte en un proceso importante para los gerentes de empresas por razones legales. Debido a que algunos documentos tienen el mandato de los gobiernos locales, estatales y federales, los administradores de documentos son responsables de la ubicación y de la obtención de estos, en caso de que se requiera probar una exigencia de orden legal. Las auditorías de las agencias gubernamentales, así como los litigios de los clientes o empleados y las auditorías financieras, además de las actualizaciones de licencias y otros documentos normativos son algunos ejemplos en los que la capacidad de producir documentos se convierte en una función de vital importancia.

Propietarios de documentos comerciales

Los documentos que contienen los datos de clientes, ventas, compras, transporte y demás información del negocio del día a día contribuyen a la continuidad del éxito de cualquier negocio. Los administradores de documentos deben ser capaces de rastrear, localizar y clasificar la información de éstos cuando sea necesario para la previsión y la planificación general de la empresa o para la gestión de las operaciones, por lo que la recolección precisa y oportuna de los documentos es una actividad importante dentro de la función del administrador de los documentos.

Seguridad de los documentos

La seguridad de los documentos es un factor de vital importancia ya que le permite a los administradores evitar la pérdida, el hurto, el daño la alteración o cualquier otro tipo de evento. El almacenamiento seguro de los documentos, ya sea por fuera o en el lugar es un aspecto importante dentro de las funciones del administrador de documentos porque limita y controla el acceso de personas no autorizadas.

Vida útil de los documentos

El ciclo de vida de un documento depende del tipo de documento y por lo tanto es importante que los administradores sean conscientes de las políticas y de las leyes que los regulan. Los documentos que son legalmente obligatorios deben conservarse durante un período determinado de tiempo y después podrán ser destruidos o archivados. En resumen, los documentos de las empresas pueden conservarse durante más o menos tiempo en función de la política. La importancia de la conciencia así como de la manipulación y la redundancia de los mismos, ayuda a optimizar el flujo de trabajo del gestor de archivos y en general del sistema de gestión de documentos.

Créditos de las fotos

  • Jupiterimages/Creatas/Getty Images