Cuáles son los diferentes tipos de documentos de negocios

Escrito por Mary Jane | Traducido por Enrique Pereira Vivas

    El término "documentos comerciales" abarca diversos documentos, informes y declaraciones escritas por los ejecutivos y gerentes para mejorar las operaciones, informar a los clientes de las compras y compartir presupuestos con los inversores y accionistas. Cada tipo de documento de empresa incluye datos, secciones y gráficos visuales para ilustrar las ventas, ingresos anuales y las operaciones internas de la empresa. Los documentos comerciales pueden tener entre una página y varios cientos de páginas.

    Planes de negocio y objetivos

    El primer documento que un negocio debe escribir es un plan de negocios sólido. Este documento establece las metas y objetivos comunes de la empresa, junto con un plan de manejo, estrategias de marketing y un presupuesto financiero. Este documento incluye los objetivos estratégicos y proporciona un plan para el negocio, sobre todo durante los primeros años de actividad.

    Documentos contables

    El departamento de contabilidad de cualquier negocio debe hacer un seguimiento de todos los fondos entrantes y salientes. Varios documentos deben ser escritos para el seguimiento de todos los gastos y los ingresos por ventas, sobre una base diaria y anual. Los contables deben emitir facturas para los clientes, mantener los presupuestos mensuales de los departamentos de la empresa y escribir los informes financieros anuales para los inversores y accionistas. Aunque las facturas son por lo general entre una y dos páginas de largo, un informe anual puede tener más de 50 páginas.

    Documentos de servicio al cliente

    Las empresas que venden productos y servicios directamente a los clientes finales a menudo tienen un departamento de servicio al cliente que vende estos productos y servicios, así como para prestar apoyo y respuestas para los clientes. Los documentos comunes de negocios en el departamento de servicio al cliente incluyen formularios de pedido, formularios de reclamación y folletos con descripciones de los productos y servicios.

    Informes de negocios

    Los documentos comerciales también pueden referirse a informes comerciales, que pueden tener entre 10 y cientos de páginas. Estos informes podrán contener el informe anual de ventas, informes anuales de presupuesto para la producción y los informes mensuales de actualización de los departamentos de marketing y de las líneas de producción.

    Documentos operativos

    Los documentos operativos son páginas o informes con información que pueden escribirse en forma diaria, semanal o mensual. Ejemplos de documentos operacionales incluyen las actas de reuniones escritas durante las reuniones operativas y las propuestas de proyectos para tareas internas y externas que la empresa debe completar. Estas tareas pueden incluir la reestructuración interior y una campaña de marketing externo.

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