5 tipos de documentos de negocio

Escrito por Janice Tingum | Traducido por Maria Gloria Garcia Menendez

Una empresa utiliza documentos para comunicarse, gestionar el negocio y analizar su productividad. Como los documentos proporcionan una prueba de las relaciones de una organización y podrían hacer referencia a los años venideros, es importante que estén bien escritos. La gama de documentos varían de mensajes breves de correo electrónico a acuerdos legales complejos. Algunos documentos los preparan los empleados y los dueños del negocio, mientras que otros son elaborados por profesionales de fuera de la empresa, como contables y abogados.

Correos electrónicos y memorándums

Los compañeros de trabajo suelen utilizar el correo electrónico para transmitir información entre sí. Antes de que el correo electrónico se convirtiera en frecuente, los memorandos se utilizaban para los mensajes dentro de la oficina. Las notas todavía se utilizan en situaciones donde un mensaje está destinado a acompañar a un archivo específico y en casos en los que requieran más privacidad que un correo electrónico. Tanto una nota como un correo electrónico identifican al remitente y al destinatario y contienen una línea de asunto. El texto se formatea en uno o varios párrafos.

Cartas

Las cartas comerciales se utilizan para comunicarse con personas fuera de la oficina. Los destinatarios pueden incluir a clientes, colegas de otras empresas, proveedores de servicios, profesionales que asesoran a las empresas, funcionarios gubernamentales y solicitantes de empleo. Una carta comercial generalmente está formateada en estilo bloque, en el que todos los elementos de la carta, excepto el papel con membrete, están alineados al margen izquierdo. Se puede enviar por correo electrónico o ser entregado por correo. Si se envía una carta por correo electrónico, el remitente incluye su nombre, título del trabajo e información de contacto en la parte inferior del correo electrónico.

Informes

Los informes de negocio transmiten información en un formato que es más formal y generalmente más largo que una carta. Estos abarcan una variedad de temas, como el cumplimiento de normas de seguridad, cifras de ventas, datos financieros, estudios de viabilidad y planes de marketing. Pueden incluir estadísticas, tablas, gráficos, imágenes, estudios de casos y resultados de la encuesta. Algunos informes se publican en beneficio de los inversionistas. Si un informe es periódico, como un informe mensual de venta, se utiliza una plantilla para tener mayor comodidad y para permitir la comparación con los informes anteriores.

Documentos transaccionales

Una empresa utiliza documentos para tramitar el negocio con sus clientes. Para ahorrar tiempo, estos documentos pueden formatearse como un formulario, como un formulario de pedido, una página de la transmisión, una factura o un recibo. Los tipos de documentos transaccionales varían un poco por la naturaleza de un negocio. Un agente de seguros, por ejemplo, genera solicitudes de seguros y pólizas, mientras que un prestamista usa formularios de préstamos y documentos de la hipoteca. En algunos campos, las empresas entran en acuerdos y contratos con los demás. Estos documentos podría redactarlos el abogado de la empresa.

Documentos económicos

Una empresa utiliza documentos financieros para mantenerse dentro de su presupuesto, preparar las propuestas presupuestarias y presentar declaraciones de impuestos. Estos documentos incluyen registros de recibo, informes de nómina, facturas pagadas, estados de cuentas bancarias, declaraciones de la renta, balances y reportes de formularios tributarios. Estos documentos los puede preparar el contador de la empresa. El dueño de un negocio utiliza estos documentos para determinar el éxito financiero de la empresa y para identificar las áreas que son improductivas. Un jefe de departamento puede utilizar documentos financieros para preparar una propuesta de presupuesto.

Créditos de las fotos

  • Thinkstock/Comstock/Getty Images