¿Qué es un sistema de gestión electrónica de documentos?

Escrito por Chris MacKechnie | Traducido por Gabriela Nungaray
Deja tus archivos de papel detrás, cambia a un sistema de gestión de documentos electrónicos.

Deja tus archivos de papel detrás, cambia a un sistema de gestión de documentos electrónicos.

El mantenimiento de los documentos en papel y archivos es una propuesta costosa para una organización. Los documentos deben ser insertados en carpetas de archivo y colocados en un archivador caro y una oficina debe ser reservada para su almacenamiento. Cuando un archivo es necesario, debe ser recuperado y luego archivado una vez más. Debido a estos problemas, muchas empresas se han movido hacia un sistema de gestión de documentos electrónicos. Muchos sistemas están disponibles, pero todos ellos ofrecen una funcionalidad similar.

Llegada del escáner

Cuando un documento llega a una oficina que está utilizando un sistema de gestión de documentos electrónicos, es analizado utilizando un escáner. Estos escáneres funcionan como una máquina fotocopiadora, con un alimentador de hojas que pueden manejar múltiples páginas a la vez. Una vez que el documento se escanea, un empleado le asigna un nombre, número de expediente u otros códigos de seguimiento. Después de que un documento electrónico es creado, el documento original en papel puede ser triturados.

Software de gestión de documentos

El software especializado de gestión de documentos se utiliza para organizar y almacenar cada archivo individual. Estas herramientas simplifican el proceso de almacenamiento y recuperación utilizando el reconocimiento óptico de caracteres que lee el contenido de cada documento. Esta información se almacena como parte del archivo electrónico, por lo que es posible buscar el contenido de cada documento almacenado en la base de datos. Los empleados pueden buscar todos los documentos de un cliente en particular que contengan determinadas palabras claves o utilizar cualquier otra variable. Lo que normalmente tomaría horas de tiempo a un empleado de archivo, ahora puede llevarse a cabo por cualquier persona en pocos minutos.

Enrutamiento eléctronico

Una vez que el documento ha sido escaneado, el empleado puede remitirlo a cualquier persona dentro de la organización para su revisión. En un entorno tradicional en papel, esto implicaba la entrega del archivo de forma manual. Era común que los archivos se quedaran en los escritorios de los empleados durante días o semanas, no disponibles para cualquier otra persona. Los sistemas de gestión de documentos permiten la revisión inmediata por parte de cualquier persona en la organización. Cualquier documento puede ser enviado inmediatamente entre los empleados, incluso entre las oficinas y territorios.

Seguridad mejorada

Cada documento electrónico se puede proteger usando un protocolo de seguridad mejorada similar a la utilizada por los bancos. Los documentos pueden ser protegidos de manera que sólo determinados empleados pueden acceder a cierta información. Los archivadores cerrados son reemplazados por sistemas de seguridad protegidos por contraseñas que reducen en gran medida las posibilidades de que la información caiga en las manos equivocadas. Recursos humanos puede estar seguro de que la información confidencial se mantiene totalmente protegida, mientras que el departamento de ventas puede almacenar documentos a disposición de cualquier empleado.

Copia de seguridad fuera del sitio

La base de datos de documentos puede ser fácilmente almacenada en cualquier dispositivo. El dispositivo de almacenamiento primario a menudo se encuentra dentro de la oficina principal de la empresa, y a menudo en un servidor ubicado en el departamento de tecnología de la información. Fácilmente se puede hacer una copia de seguridad y se almacena fuera del sitio. Esta es una enorme mejora sobre los archivos de papel, que pueden ser fácilmente destruidas por daños por agua o fuego. Mantener una copia completa de una base de datos documental fuera de la planta proporciona un plan de continuidad excelente, asegurando que la información clave no se pierde debido a una catástrofe.

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