¿Qué equipo utiliza un recepcionista?

Escrito por Maria Christensen | Traducido por pei pei
Una copiadora capaz de realizar múltiples tareas es un componente común de los equipos que los recepcionistas utilizan.

Una copiadora capaz de realizar múltiples tareas es un componente común de los equipos que los recepcionistas utilizan.

Un recepcionista puede hacer un trabajo competente utilizando sólo un teléfono y una máquina de escribir, pero la tecnología moderna ha ampliado considerablemente el conjunto de habilidades necesarias para hacer frente al trabajo cotidiano en este campo. El dominio de una serie de equipos de oficina es vital para la pequeña empresa en la que se realizan numerosas tareas, además de que puede prepararte para adquirir otras funciones; como pueden ser, las de asistente administrativo.

Telefóno

Un equipo obvio que un recepcionista utiliza es un teléfono; sin embargo, lo que a veces no se tiene en cuenta es que los hay en una gran variedad de tipos y estilos, que van desde los sistemas con un par de líneas hasta los enormes conmutadores con múltiples líneas. Cuando estás familiarizado con las características básicas de los teléfonos de negocios y con sus funciones generales como la transferencia de llamadas y la programación de conferencias telefónicas, lo que resta es sólo aprender detalles sobre como funciona de manera exacta cada sistema. Las empresas grandes o las que tienen un alto volumen de llamadas, a veces integran telefonía e informática, conectando los teléfonos a algunos programas de software. Los auriculares que permiten utilizar un teléfono manteniendo las manos libres, son muy convenientes para los recepcionistas ocupados.

Computadora

A menudo los recepcionistas hacen un amplio uso de computadoras y programas básicos de oficina (tales como los procesadores de textos) para la preparación de notas, minutas y correspondencia. Un servicio típico es monitorear el paradero de los empleados para que las llamadas telefónicas puedan ser manejadas de manera eficiente. Es esencial conocer los programas seguimiento de empleados, de calendarización de conferencias y de envío de invitaciones para reuniones. Un alto nivel de conocimientos en el manejo del correo electrónico también es muy necesario. El dominio de hojas de cálculo, sistemas de gráficos, edición electrónica y programas de contabilidad, puede incrementar tu valor para individual a ojos del empleador.

Procesadores de texto

En el mundo moderno, las fotocopiadoras rara vez son sencillas. La integración de nuevas tecnologías les permiten manejar múltiples funciones, tales como la impresión, el escaneo, el copiado y el envío de faxes. Muchas empresas eligen máquinas multifuncionales para la red de computadoras de sus oficinas, de modo que ya no hace falta tener varios equipos independientes para cada empleado. Las máquinas más avanzadas también pueden realizar envío de documentos por correo electrónico. Pese a sus bondades, no todas las oficinas tienen equipos de lujo, así que prepárate para manejar máquinas separadas para el fotocopiado y el envío de faxes. Otro equipo que probablemente verás en un entorno donde se manejan documentos es una trituradora de papel. Es muy probable que se te recomiende o pida triturar papeles con información sensible o que se te solicite monitorear las trituradoras con depósitos sellados que reciben mantenimiento de un servicio externo.

Otros equipos

El equipo que utilizará un recepcionista varía mucho en función de la empresa para la que trabaja y sus necesidades. Las grandes compañías suelen tener auxiliares administrativos que transcriben documentos desde aparatos de dictado o que operan medidores postales para el correo saliente. Es necesario que estés preparado para hacer esto también en las empresas pequeñas. Trata de sentirte cómodo utilizando una calculadora especial y de familiarizarte con otras piezas de equipo con las que tu empleador pueda contar, como pueden ser máquinas de encuadernación de informes y equipos de audio y video.

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