Deberes de una recepcionista

Escrito por KJ Henderson | Traducido por Mariano Abrach

Una recepcionista sirve como la cara de su empleador. Ella es la primera, y a veces la única, persona a quien conocen los clientes de la empresa. Aunque este es un rol de nivel básico, la recepcionista necesita una gran cantidad de habilidades para realizar las muchas tareas. Una recepcionista exitosa debe ser tanto una excelente comunicadora como una administradora fuerte. Ella también debe interactuar con comodidad con las personas de todos los niveles profesionales.

Recibir visitantes

El deber principal de una recepcionista es recibir a los visitantes de la empresa. Cuando los clientes llegan, ella les da la bienvenida cálidamente, a veces tomando sus abrigos y proporcionándoles refrescos. Ella también puede responder algunas preguntas básicas relativas a la empresa, como ser horas de trabajo, así como proporcionar a los clientes una breve explicación de los productos y servicios que la ofrece la compañía. Además de los recibimientos en persona, una recepcionista es responsable de responder todas las llamadas entrantes. Dependiendo del tamaño de su empleador, ella puede usar un sistema telefónico sofisticado para cumplir esta tarea. Detectando todas las llamadas como se le requiere, ella las dirige al receptor apropiado, tomando y retransmitiendo los mensajes como se necesite.

Distribuir correo

En algunas organizaciones, la recepcionista supervisa la distribución del correo entrante y saliente. Cuando llega correo, la recepcionista lo clasifica, eliminando el correo no deseado e identificando aquello de mayor prioridad. Luego lo distribuye de la manera en la que su empleador le ha mandado. Puede entregar en mano cada pieza directamente a su respectivo receptor o colocar los paquetes en una ranura de correo interno apropiado. También acusará recibo de los paquetes prioritarios o de entrega inmediata a medida que llegan. Diariamente, preparará el correo saliente para que sea recogido por el servicio postal o de mensajería urgente. Pesar cada carta y paquete usando una báscula postal, aplicando la cantidad adecuada de sellos postales para cada pieza. Si una persona o una empresa necesita documentos con apuro, la recepcionista contacta a un servicio de mensajería, y proporciona todas las instrucciones necesarias.

Deberes administrativos

De acuerdo a un informe emitido por la U.S. Bureau of Labor Statistics (Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU.) en 2009, una recepcionista también realiza una diversidad de tareas de oficina. Ella prepara la correspondencia, las hojas de cálculo financieras y crea presentaciones. Además, gestiona las agendas de los miembros superiores del equipo, así como organiza los arreglos necesarios para los viajes de negocios. Ella ordena los suministros de oficina, archiva documentos, hace fotocopias y envía y recibe los faxes. En algunos casos, también realizará tareas de contabilidad ligeras.

Créditos de las fotos

  • call-center image by Yvonne Bogdanski from Fotolia.com