Sobre cajas registradoras

Escrito por Mike Parker | Traducido por Georgina Velázquez
En sus formas más elementales, las cajas registradoras registran las transacciones de ventas y aseguran el dinero.

En sus formas más elementales, las cajas registradoras registran las transacciones de ventas y aseguran el dinero.

Antes de la vuelta del siglo 20, las transacciones comerciales se registraban comúnmente a mano utilizando algún tipo de sistema de contabilidad. El proceso era engorroso y consumía mucho tiempo. La invención de la caja registradora moderna, a veces referido como un punto de venta o máquina POS (por sus siglas en inglés), sirve para mejorar considerablemente los procedimientos de manejo de efectivo. Si tienes un pequeño negocio minorista es probable que necesites una caja registradora, pero no hay un tamaño único para todos los sistemas. Tendrás que considerar una serie de factores antes de decidir sobre la máquina adecuada para tu negocio.

Cajas registradoras manuales

Las cajas registradoras eran originalmente manuales, dispositivos mecánicos que combinan una caja con una máquina de sumar. La llegada de las cajas registradoras electrónicas ha reducido considerablemente la demanda de las cajas registradoras manuales, pero todavía tienen sus usos. Una caja registradora manual puede ser apropiada si operas un negocio de efectivo y sólo tienes un número limitado de puntos de venta que necesites para realizar un seguimiento. Un registro manual de caja pequeña también puede ser útil si operas fuera de las instalaciones en áreas que no tienen acceso a la electricidad, como los mercados de pulgas, o si operas un servicio móvil, como un negocio de reparación de parabrisas de automóviles, donde recolectas en la ubicación del cliente.

Punto de venta electrónico

Las cajas registradoras manuales tienen la ventaja de ser relativamente baratas y fáciles de usar, pero simplemente no pueden competir con el vasto número de características ofrecidas por sus equivalentes electrónicos. Estos sistemas de POS se caracterizan por ofrecer una mayor precisión y más detallada que la información de ventas de las cajas registradoras manuales. Muchos modelos también ofrecen la posibilidad de actualizar a medida que tu pequeña empresa crece. Los sistemas electrónicos POS pueden ir desde simples unidades independientes a sistemas en red muy complejos. Tendrás que hacer una investigación para determinar el mejor sistema POS para tu negocio.

Consideraciones

La función básica de todas las cajas registradoras, ya sea mecánica o electrónica, es para registrar las operaciones de ventas y almacenar efectivo y otros medios de pago, tales como cheques y recibos de tarjetas de crédito. Al considerar los diferentes modelos, piensa si necesitas la caja registradora para realizar el seguimiento y actualización de datos de inventario en tiempo real, vía electrónica autorizar la tarjeta de crédito y transacciones con cheques, o mantener una base de datos de clientes. Decide cómo deseas que los empleados introduzcan la información de ventas: teclado tradicional de números, escáner de código de barras o pantalla táctil. Considera si una caja registradora independiente puede manejar tus transacciones o necesitas un sistema en red POS que se pueda comunicar entre unidades dentro de la misma tienda o en múltiples ubicaciones.

Seleccionar una caja registradora

No todas las empresas necesitan todas las campanas y silbidos disponibles en un sistema de registro electrónico POS en efectivo. Tu empresa tal vez sólo necesite la capacidad de registrar las ventas y almacenar el dinero en efectivo. Antes de comprar un sistema de caja registradora, pide una demostración de las características. Haz coincidir tu lista de necesidades con las capacidades del sistema. Evita la tentación de gastar en un sistema de lujo que hace mucho más de lo que necesitas. Ten en cuenta el tamaño de tu operación, tus ubicaciones físicas, el número de artículos que vendes, si aceptas tarjetas de crédito u otros medios de pago y el tipo de crecimiento de tu proyecto. Los sistemas electrónicos de punto de venta ofrecen la personalización virtualmente ilimitada que se puede adaptar a tu pequeña empresa, pero toda adaptación tiene un precio.

Créditos de las fotos

  • George Doyle/Stockbyte/Getty Images