Las ventajas de utilizar una cuenta bancaria separada para nóminas

Escrito por Laurie Reeves | Traducido por Ana Grasso

Una de las tareas tediosas de la contabilidad es la conciliación de cuentas, gran parte de las cuales incluyen las muchas cuentas bancarias de la compañía. Combinar las cuentas de acreedores y de nóminas nunca es una buena idea si quieres poder conciliar estas cuentas rápidamente y tener protección adicional. La única razón por la cual podrías tener una sola cuenta bancaria para ambos tipos de transacciones es si la compañía es pequeña y tiene personal limitado.

Conciliación

Mantener una cuenta bancaria separada para nóminas hace que sea más fácil conciliar las transacciones bancarias. La mayoría de las transacciones de conciliación serán similares en naturaleza, incluyendo cheques o transferencias virtuales de fondos, porque muchas personas eligen el depósito directo de sus sueldos. Tener sólo una cuenta que controlar al conciliar los impuestos trimestrales de las nóminas es más fácil que procesar y verificar. Además deja un rastro de auditoría sólido. Los errores y las transacciones extrañas resaltan.

Conciliación de cuentas

Además de hacer más fácil el proceso de conciliar estados bancarios sin tener que controlar los diferentes nombres de los vendedores para encontrar los nombres de los empleados, la conciliación de cuentas con el libro mayor también se vuelve una función más transparente. El contador podrá unir las transacciones bancarias con la cuenta de nóminas en el libro mayor sin tener que examinar otros datos extraños.

Seguridad

Debido a que muchas transacciones de nóminas incluyen la transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés), este tipo de operatoria provee una mayor seguridad para las otras cuentas bancarias y de ahorros de la compañía. Sólo personas específicas tienen acceso a la cuenta de nóminas y podría configurarse de manera tal que los fondos se transfieran directamente desde la cuenta principal hacia la cuenta de nóminas sólo cuando sea necesario.

Controles internos

La razón principal para tener una cuenta de nóminas separada son los controles internos. Una cuenta bancaria de nóminas separa los fondos y las personas que tienen acceso a los fondos de las nóminas. Una persona puede reconciliar cuentas de acreedores no es una buena elección para administrar las nóminas. En contabilidad, para proteger tanto a la compañía como al empleado, las tareas y el acceso a ciertas áreas se mantienen separadas para el control y la seguridad. Configurar permisos y privilegios en base a las tareas en inherente a la estructura contable y reduce los errores y el potencial de robos y malversación.

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