El mejor formato para la programación de reuniones

Escrito por Shelley Frost | Traducido por Maria della Cella Figueredo

Una agenda de reuniones sólida fluye y hace que el tiempo valga la pena para todos los empleados. Un plan de reuniones general con una introducción, opción para compartir información y un plan de acción para luego de la reunión aplica a la mayoría de las situaciones. Modificar el plan general de la agenda para que se adapte al estilo de la empresa y a la información específica que se presenta, es una buena forma de personalizar el plan y hacer que sea el mejor formato de programación para tu situación.

Apertura

Una apertura rápida a la reunión, introduce el tema a mano y establece la dirección de la reunión. Para las que son regulares con los mismos participantes, no se necesitan introducciones o rompehielos. Si la reunión implica ponentes o participantes que no están familiarizados los unos con los otros, las introducciones breves mantienen a todos en la misma página. Es posible que los participantes tengan agendas ocupadas, así que querrás que la reunión empiece rápido, evitando la parte que no ofrece ninguna información valiosa.

Mitad

La porción principal de la reunión cubre los puntos clave de la agenda, basados en el propósito de la junta. Repasa cada uno, comenzando por los puntos más crítico. Ésto deja más tiempo para aquellos que son claves. Asegura que cada punto se discuta por completo y que se respondan todas las preguntas antes de seguir al siguiente tema. También querrás controlar el tiempo durante esta sección cuando las discusiones puedan irse por las ramas. La porción del medio de la reunión puede hacer que la reunión termine pasado el horario designado.

Cierre

El cierre de la reunión se enfoca en las acciones que los asistentes deben tomar, basadas en la información que se presentó. Si un proyecto de trabajo es el foco, las tareas entonces seguramente se relacionarán con las acciones necesarias para desarrollar el proyecto. Una reunión general de equipo puede incluir tareas relacionadas con mejorar las ventas o investigar un tópico específico discutido. Esta parte de la reunión también te brinda la oportunidad de revisar cualquier punto clave de la agenda y permitir que los asistentes hagan preguntas para aclarar sus dudas.

Agenda

Una agenda es clave para asegurar el flujo apropiado de la reunión. La agenda destaca los puntos a discutir, para que puedas destacar la información con tiempo. Distribuir un resumen antes o al comienzo, le permite a los empleados, que asisten a la junta, saber qué esperar. Personaliza la agenda para que se adapte a tus propósitos y así lograr una mejor planificación.

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