Consejos para redactar mejores minutas

Escrito por Filonia LeChat | Traducido por Diana I. Almeida

Cuando los empleados asisten a reuniones organizacionales, su reunión es grabada con el nombre de minuta, que sirve tanto para ser archivada como para referencia si alguien no asistió a la reunión. Las minutas son el registro del contenido de la reunión y puedes hacerlas más efectivas al pensar en tu audiencia y en la manera de hacerlas llegar a toda la empresa.

Deletréalo

Muchas personas encargadas de las minutas saben escribir en taquigrafía, la cual consiste en escribir al ritmo que la gente habla, ya que se abrevian las palabras. Algunos negocios utilizan los acrónimos y la jerga, pero pueden ser contraproducentes para la minuta, ya que quien no esté familiarizado con el lenguaje de la empresa puede confundirse y malinterpretar algunas palabras. Para que la minuta sea efectiva, asegúrate de que nada se pierda en la traducción. Cambia los acrónimos, jerga y slang por sus significados completos, al redactar la minuta, o incluye su definición a un lado o al final del documento.

Tipos de tecnología

Prueba diferentes herramientas para encontrar la que mejor se adapte a tus preferencias y la que sea más útil para redactar la minuta. Puedes utilizar una sencilla grabadora de voz, que te sirva para hacer después la transcripción de lo grabado. Las máquinas de estenotipia también son una opción, ya que trabaja con un procesador de palabras como las computadoras, en las que se puede teclear la minuta durante la reunión. Teclearla en el momento incrementa la efectividad, pues quien la redacta no tiene que volver a escribir para tener lista la minuta y distribuirla; ya que el formato del documento ya está hecho y listo sólo para editar.

Listo para más

Aunque las minutas generalmente son un recordatorio de lo que sucedió en un lapso específico de tiempo, no hay reglas sobre mejorar las minutas para que sean más efectivas. Para las minutas que se distribuyen electrónicamente, trata de crear ligas para algunos términos; organiza la sección de minutas en el sitio de la compañía para que dirija a los lectores a otro documento más detallado de la información. Otra opción es insertar imágenes, aunque no hayan sido tomadas en la reunión; esto es ideal para ilustrar los productos o procesos complejos abarcados.

Solicitud de revisión

Después de haber grabado, transcrito y distribuido la minuta, no querrás que los destinatarios se pierdan entre errores o que el texto pierda credibilidad por problemas de ortografía. Para que tu minuta sea efectiva, corrígela después de redactarla y antes de entregarla; aunque te urja que los demás la reciban, hazla lo mejor posible para prevenir problemas. Una manera de corregir la minuta es pedirle a otra persona que la revise, así un segundo par de ojos puede detectar algún error que no hayas visto por la rapidez al escribirla.

Créditos de las fotos

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