Cómo establecer una agenda de negocios formal

Escrito por Kevin Johnston | Traducido por Laura De Alba

Aunque tal vez tengas muchas reuniones improvisadas en tu pequeño negocio, debes tener también reuniones formales. Éstas reuniones cubren los asuntos importantes que requieren la atención completa de los empleados. Para mantener el enfoque y señalar a los asistentes que la reunión debe ser tomada en serio, debes crear una agenda formal. Pasa la agenda formal al principio de la reunión y síguela según la vayas conduciendo. Deja que todo el mundo sepa que tu agenda está planeada para un propósito específico.

Coloca un título a la agenda. Esto debe incluir el nombre de la compañía y el nombre del departamento. Después, escribe la fecha y hora de la reunión. Esto indica que la agenda de reunión se debe mantener en archivo para mostrar el problema discutido que fue evaluado en un punto específico en la historia de tu compañía.

Describe la reunión. Da el tema de la reunión debajo del título "Tipo de reunión". Esto debe ser una sola oración dando una indicación general sobre qué se trata la reunión. Incluir esta sección ayudará a los asistentes a enfocarse en el asunto a mano.

Nombra al facilitador de la reunión. Esto es importante porque muestra que tuvo la persona que has designado toman la responsabilidad del funcionamiento adecuado de la reunión. Con la repetición de este tipo de reuniones, los asistentes reconocerán que se espera que garanticen autoridad al facilitador y sigan la conducción de esa persona en términos de procedimiento.

Enlista a los invitados. Esto no es lo mismo que los asistentes. Haz una lista de todas las personas que se espera que vengan a la reunión. Este registro oficial mostrará tu intento de incluir a todo el personal importante.

Escribe "Llamada al orden" en la página de tu agenda. Esto indica la apertura oficial de la reunión. Si establece simplemente que "la reunión ha sido llamada al orden", le permitirá a tu personal saber que es momento de dejar de hablar y enfocarse.

Indica el papel que cada quien tomará. Esta es una simple anotación de asistencia. Marca quién está ausente en lugar de quien asistió. Esto señalará los empleados que se espera que asistan a una reunión formal. Escribir "Llamada de rol" será suficiente para cubrir este procedimiento.

Aprueba las minutas de la última reunión. Brevemente habla sobre lo que pasó en la última reunión, utilizando un registro escrito. Debes asignar a alguien para llevar las minutas de cada reunión. Este documento puede ser una lista de puntos clave. Pide a los asistentes actuales que voten para aprobar las minutas después de leerlas en voz alta.

Discute los asuntos abiertos. Éste es el periodo donde los asistentes actualizan a todos en la reunión sobre los problemas actuales. Alienta a la discusión sobre la acción a tomar sobre los asuntos abiertos. Tu agenda debe nombrar los asuntos abiertos específicos que te gustaría tratar.

Trata nuevos negocios. Enlista los nuevos negocios en la agenda en dos o tres puntos clave. Éste es el corazón de la reunión y debes permitir la mayor parte del tiempo para tratar esta sección de la agenda de la reunión. Tú eres quien selecciona los nuevos negocios, por que esta es la razón de la reunión.

Levantamiento de la sesión. Indica en la agenda que oficialmente cierra la reunión al final de la discusión del nuevo negocio. Aunque esto pudiera parecer una mera formalidad, es una buena forma de decir "vuelvan a trabajar".

Advertencia

  • Tu agenda formal se puede convertir en un documento legal en el caso de que los empleados disputan si algún asunto fue cubierto o algún directivo emerja de la reunión. Ejemplo: si debes despedir a alguien por violar una política de la compañía, puedes mostrar una agenda donde esa política haya sido cubierta y el empleado haya asistido. Esto puede ser un caso fuerte si el empleado te desafía.

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