Tipos de reuniones virtuales

Escrito por Lisa McQuerrey | Traducido por Rafael Ernesto Díaz

Las reuniones virtuales utilizan tecnología avanzada para unir a la gente en varios lugares para que puedan realizar negocios. Dichas reuniones permiten el intercambio de información en un muchos formatos diferentes y fomentan la entrada de varias fuentes. Las reuniones virtuales pueden ser tan simples como una teleconferencia, o tan complejas como una video teleconferencia de estaciones múltiples.

Video conferencia

Una reunión de videoconferencia le permite a los participantes verse entre sí con una cámara de video de la computadora a través de un programa como Skype. Este tipo de formato se utiliza a menudo para entrevistar a los candidatos a un empleo en lugares lejanos o para entregar presentaciones de grupo. También se utiliza para reuniones con los empleados que trabajan en casa, así como para conectar a los consultores de negocios o con consejeros a larga distancia. Este tipo de reunión virtual es además beneficioso para conducir la formación de ejecutivos, para llevar a cabo sesiones de ideas o para sesiones de planificación de proyectos.

Teleconferencia

Una teleconferencia conecta participantes de la reunión a través de líneas telefónicas. Esto se puede lograr a través de líneas terrestres o dispositivos celulares, lo que permite a muchas personas conectarse simultáneamente desde distintos lugares. La desventaja de la teleconferencia es que no hay una referencia visual para quienes participan de la reunión, y puede ser difícil entender quién está hablando en un momento dado. Este formato puede ser más eficaz si todos los participantes de la teleconferencia son presentados de antemano, y si cada persona se identifica antes de comentar.

Desventaja de las reuniones virtuales

Aunque las reuniones virtuales proporcionan muchos beneficios, también hay desventajas con este enfoque. Puede ser difícil tener contacto visual, expresar lenguaje corporal y leer las señales verbales cuando no estás en la misma habitación que la gente con la que estás hablando. Los fallos técnicos pueden interrumpir las reuniones y puede ser difícil distribuir documentos y examinar tangibles de forma colectiva, como diseños de gráficos, carteras o muestras de productos.

Maximización de las reuniones virtuales

Para sacar el máximo provecho de las reuniones virtuales, llévalas a cabo casi de la misma manera que lo harías con una reunión en persona. Crea una agenda, designa un moderador y fomenta la inclusión plena de todas las partes. Pídeles a todos los participantes de la reunión virtual que comprueben la funcionalidad de sus equipos antes de la reunión para asegurarse de que no haya demoras. Respeta el horario e insiste en la conducta profesional de los participantes.

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