Consejos para organizar y planear un seminario de capacitación

Escrito por Chris Hamilton | Traducido por Diana I. Almeida

Los seminarios de capacitación brindan a los empleados y a los miembros de empresas profesionales la oportunidad de aprender un nuevo negocio y prácticas de la industria. Estos eventos demandan tiempo y dinero para planearse, organizarse y ejecutarse; sin embargo, pueden ahorrarle a un negocio dinero al incrementar el compromiso y productividad del empleado. Si quieres aprovechar estos beneficios para tu propia empresa, puedes planear e impartir un seminario de capacitación para recortar costos.

Asistencia

Envía cartas a los asistentes potenciales, pidiéndoles que confirmen su presencia. Decide si el seminario es obligatorio para los empleados. Envía un correo de seguimiento para confirmar a las personas que asistirán. Haz una hoja electrónica con los nombres de todos los asistentes y verifica sus nombres conforme lleguen al seminario. También utiliza esta lista para reservar los cupos y como recurso para imprimir etiquetas con los nombres para cada participante.

Lugar

Los planificadores de eventos pueden manejar la logística para preparar el lugar en el que se realizará el seminario. Si tú te encargas de la planeación, asegúrate de reservar un lugar, el alojamiento y la comida para los participantes; además del estacionamiento y el transporte al evento. Negocia un descuento con los hoteles para las habitaciones y con los restaurantes locales o compañías de servicio de comida para los alimentos. Resuelve el acomodamiento al menos con dos meses de anticipación para reservar el lugar y el transporte a un precio razonable. Si la gerencia está involucrada en la planeación, da más tiempo para su aprobación.

Horario

Haz un horario de los eventos que les de a los participantes tiempo de tolerancia para llegar en caso de que se retrasen por el clima o el tráfico. Planea descansos regulares para que los participantes retengan información en pequeños segmentos y no se desconcentren. Si no cuentas con el suficiente tiempo distribuido para toda la capacitación requerida, da prioridad a la información planeada y elimina elementos menos importantes.

Enfoque

Enfócate en un tema delimitado que comunique el mensaje que quieres a los empleados y preséntalo en una forma que los asistentes puedan digerir la información más fácilmente. El material del seminario debe contener piezas esenciales de información y los participantes deben recibir un ejemplar del material. Plasma la información con humor para que capte la atención. Estudia los materiales y practica las presentaciones antes del evento. Si tienes poca experiencia hablando en público, contrata a un orador profesional para que haga la presentación.

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