La importancia de tener un orden del día antes de una reunión de negocios

Escrito por Gregory Hamel | Traducido por Valeria D'Ambrosio

La creación y la operación de una empresa pequeña requiere reuniones entre gerentes, asesores y empleados para hablar sobre varios aspectos del funcionamiento de la empresa. Las decisiones que se toman en una reunión de negocios pueden en última instancia determinar el éxito o el fracaso de una empresa, pero las reuniones a menudo son poco definidas y productivas. Elaborar y repartir un orden del día que resuma los temas a tratar en la reunión puede tener muchos beneficios importantes.

Dirección de la reunión

Las reuniones de negocios que no tienen un orden del día a menudo tienen menos dirección y son menos productivas que las reuniones más estructuradas con una lista predeterminada de temas a debatir. Las reuniones sin una dirección firme pueden desviarse del tema, lo que conduce a resultados menos tangibles o útiles. Además, los asistentes pueden desconectarse si la reunión se desvía de los temas, lo que puede sentar un mal precedente para las reuniones futuras. Si los participantes sienten que las reuniones no son definidas y contribuyen poco a su trabajo, pueden dejar de asistir al resto de las reuniones.

Preparación

Otro aspecto importante de la elaboración y la circulación de un orden del día antes de una reunión de negocios es que brinda a los participantes la oportunidad de preparase para la reunión. Si los participantes conocen los temas específicos que se tratarán en la reunión, pueden investigar sobre estos temas con anticipación y preparar información y preguntas importantes que contribuyen de manera constructiva a la reunión. Si los participantes conocen los temas relevantes que se tratarán en la reunión, será más probable que asistan.

Comentarios

La elaboración de un orden del día permite que los participantes aporten comentarios al planificador de la reunión sobre la dirección de la misma y hagan los cambios que consideren necesarios para incluir temas específicos en el orden del día. Por ejemplo, si un determinado gerente quiere debatir sobre un nuevo enfoque para publicitar un producto, puede sentirse desilusionado si no se aborda este tema en la reunión. Elaborar un orden del día para incluir los temas que los participantes quieren debatir puede fomentar la participación.

Consideraciones

Una reunión de negocios puede desviarse del tema, incluso si los gerentes preparan un orden del día con anticipación. Depende del líder de la reunión mantener los debates centrados en temas relevantes y tratar los temas que se mencionan en el orden del día.

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