Cuál es el propósito de la emisión de un memorándum

Escrito por Anna Windermere | Traducido por Enrique Pereira Vivas

El memorándum de negocios o memo se utiliza principalmente como un medio oficial y físico de comunicación eficiente desde un departamento al personal; sirve casi siempre para la comunicación interna y sólo rara vez se envía a los clientes o al público. El memo es esencialmente una breve carta, escrita en un documento de procesamiento de textos, por ejemplo, en Microsoft Word o Adobe Reader, con el membrete de la empresa y que se envía por vía electrónica como un archivo adjunto o es impreso para su entrega física. Los mensajes menos formales suelen ser enviados por correo electrónico únicamente. Los memorándum se deben enviar a un público específico, en función de su finalidad.

Compartir noticias

Los memorándum se utilizan para mantener a los empleados informados sobre los últimos acontecimientos, ya sea de toda la empresa o de un departamento específico. Por ejemplo, cuando la administración emite un cambio en la política de la empresa, un memorándum se utiliza para explicar el cambio. Otras noticias compartidas en un memorándum podrían incluir las últimas nuevas contrataciones o las promociones con detalles específicos acerca de cada persona y sus funciones, o las nuevas asociaciones con otras empresas. Los memorándum se pueden utilizar para informar al personal de las actualizaciones sobre cómo los programas del proyecto están avanzando o sobre nuevos productos o servicios que la empresa está introduciendo. Los memorándum podrían incluir un anuncio para ser publicados en las áreas comunes de una oficina.

Abordar un problema

Las empresas pueden emitir un memorándum para hacer frente a un problema que ha llamado la atención de la gerencia. Un memorándum como éste podría describir cualquier información obtenida a través de la investigación que llevó el problema a la luz y abordar el nivel de gravedad. Los problemas que se abordan en las notas pueden incluir los retrasos o la ausencia del empleado, la insatisfacción de los clientes, los procedimientos seguidos incorrectamente o los problemas de la etiqueta de la oficina, tales como el uso indebido de los teléfonos celulares durante las reuniones.

Hacer una solicitud

A veces, las empresas emiten notas para realizar solicitudes a los empleados. Éstas pueden solicitar asistencia a las reuniones, los cambios en los procedimientos de trabajo o el permiso o la cooperación para hacer una actividad relacionada con el trabajo. Un memorándum de solicitud a menudo incluye instrucciones o recomendaciones para la realización de la solicitud, como unas acciones específicas. También podría hablar de los beneficios que se derivan de la adopción de las acciones, los problemas potenciales si no se cumple la petición o la ayuda específica que se proporciona para completar la solicitud. Por ejemplo, el departamento de operaciones de una empresa puede pedirle a los empleados que sigan un horario de limpieza para el refrigerador que se encuentra en la sala de descanso.

Proporcionar retroalimentación

Otro uso común de las notas es proporcionar información sobre los programas de la empresa, los servicios o los productos. Los memorándum utilizados para este propósito le dan a los empleados una respuesta para que sepan cómo se está recibiendo su trabajo. Por ejemplo, a los trabajadores del departamento de aseguramiento de la calidad de un fabricante de equipos industriales les gustaría saber lo bien que el producto está funcionando para los clientes que han comprado el equipo por primera vez. Asimismo, el departamento de recursos humanos de una empresa puede utilizar un memorándum para proporcionarle a los empleados los resultados del estudio de toda la empresa.

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