Los roles funcionales de los miembros del grupo en el desarrollo organizacional

Escrito por Tara Duggan | Traducido por Francisco Roca

El desarrollo organizacional es el proceso de ajuste de las funciones departamentales que permite que las empresas se desempeñen de manera más eficiente y aumenten su productividad. Para planificar e implementar los cambios organizacionales que beneficien a la empresa los líderes eficaces establecen funciones y responsabilidades claras para todos los miembros del grupo, incluyendo a los patrocinadores y a los accionistas. Las tareas típicas incluyen la recopilación de datos, la definición de los problemas y el determinar las acciones. Establecer los roles funcionales para cada miembro permite la colaboración eficaz del grupo, que por lo general se traduce en una mejora de la moral y de la rentabilidad.

Beneficios

Los roles funcionales claramente definidos, como colaborador, coordinador, evaluador y registrador, evitan problemas de comunicación, promueven la cooperación y permiten que el equipo lleve a cabo tareas complejas. El establecimiento de roles funcionales para todos los miembros del grupo en el desarrollo organizacional generalmente contribuyen a mejorar la calidad, a reducir errores en los productos y a un servicio más rápido. Esto conduce a una mayor satisfacción del cliente y a reducir los costes operativos, y le permite a los miembros del grupo adaptarse a los cambios y responder rápidamente a las oportunidades.

Rol de colaborador

Los miembros del grupo que juegan el papel de colaborador normalmente proponen ideas, inician discusiones y exploran opciones. Responden a las solicitudes de aclaración al proporcionar datos e información relevante relacionada con el problema. Buscan la información que falta. Los colaboradores expresan sus propias opiniones, relatan su experiencia personal y ofrecen nuevas perspectivas sobre los problemas. Por ejemplo, un colaborador puede sugerir la reorganización de la empresa en equipos funcionales, eliminando pasos redundantes en el procesamiento de pedidos o instituyendo procesos más amigables con el medio ambiente, tales como la compra de papel reciclado para su uso en la empresa.

Rol de coordinador

Los coordinadores o facilitadores organizan las reuniones del equipo y establecen el orden del día. Revisan y aclaran las declaraciones hechas por los colaboradores para resumir las acciones, como la decisión de contratar más ayudantes administrativos para manejar los arreglos de viaje necesarios para el personal de ventas. Mantienen al grupo en la ruta y ayudan a resolver las disputas o conflictos cuando es necesario. Los coordinadores conducen ejercicios de formación de equipos para ayudar a que los miembros del grupo funcionen más efectivamente como una unidad.

Rol de evaluador

Los evaluadores funcionan como críticos. Evalúan las propuestas elaboradas por los miembros del grupo para asegurar que las recomendaciones se alinean con los objetivos estratégicos de la empresa. Los evaluadores ayudan al grupo a evaluar si las alternativas representan opciones realistas. Los evaluadores realizan preguntas de sondeo y ayudan al grupo a descubrir fallas en sus planes antes de su implementación. Los evaluadores posibilitan la calidad, al asegurarse de que los otros miembros del grupo justifican sus planes.

Rol de registrador

Los registradores funcionan como los escribas y toman notas sobre lo que sucede durante las reuniones y las sesiones de lluvia de ideas. Distribuyen las notas de la reunión a través de email o cargan los documentos a una carpeta pública. Los registradores suelen utilizar herramientas de software, como OneNote de Microsoft Office, Evernote o el software de mapas mentales de Mindjet, para registrar las decisiones, conceptos e ideas. Ellos desarrollan los diagramas de flujo de los procesos y otros formatos de documentación, como las políticas y los procedimientos. Los registradores realizan notas exhaustivas de las discusiones y decisiones de manera que los miembros del grupo puedan centrarse en participar en las reuniones en lugar de tomar sus propias notas. Al hacer dibujos y diagramas elaborados ayudan a los otros miembros del grupo a solucionar problemas, analizar datos, identificar las causas fundamentales de los problemas y hacer recomendaciones para la mejora de los procesos documentales.

Créditos de las fotos

  • Michael Blann/Photodisc/Getty Images