Cómo simplificar un proceso de trabajo

Escrito por Shelley Frost | Traducido por Enrique Pereira Vivas

Los procesos de trabajos complejos ralentizan la productividad e incrementan el potencial para cometer errores. Al simplificar los procedimientos de tu empresa, haces un uso más eficiente del tiempo, lo que a su vez ahorra dinero a la compañía. Si bien los procesos de trabajo específicos varían, el proceso de racionalización de cómo se hace el trabajo es adaptable para las diferentes industrias y situaciones.

Evaluar

Una evaluación del proceso de trabajo actual te permite identificar los defectos o inconsistencias en el sistema. Observa las redundancias en el proceso que puedes eliminar sin sacrificar la calidad del proceso. Por ejemplo, si realizas la misma revisión de calidad dos veces, determina si una de esas revisiones puede ser eliminada de manera segura sin perder un problema de calidad. Si el proceso de trabajo es realizado por los diferentes empleados, observa a cada persona para descubrir las diferencias. Observa los pasos ineficientes en el proceso que puedas optimizar.

Definir los objetivos

Analiza los objetivos anticuados del proceso. Determina lo que estás tratando de hacer como resultado de la actividad. Por ejemplo, si envías informes de ventas de manera diaria, necesitas tener una comprensión de cómo deseas que los informes se utilicen. Esto te permite averiguar cómo puedes modificar el procedimiento de elaboración y distribución de esos informes para hacer el proceso más fácil y efectivo todavía. Si otros empleados realizan la tarea específica, haz que se involucren en la identificación de la meta o el propósito de la actividad.

Pruebas

Experimentar con un procedimiento simplificado te permite probarlo en una situación del mundo real para determinar si es eficaz. Realiza la tarea específica tanto a la antigua y a la nueva manera para comparar el tiempo que necesita y los resultados que obtienes. Pregúntale a otros empleados quién habitualmente realiza el proceso de trabajo para poner a prueba tu nuevo procedimiento. La fase de prueba te da la oportunidad de resolver las fallas o simplificar aún más la tarea para hacer un mejor uso de tu tiempo sin sacrificar la calidad del trabajo.

Comunicación

Comunicar el proceso simplificado para todos los empleados pertinentes asegura de que todo el mundo sea consciente de los cambios. Deseas que todos los empleados que realizan la tarea utilicen los mismos procedimientos para la consistencia. Si la tarea del trabajo es un tema complejo, programa una formación para el nuevo procedimiento simplificado de manera que seas capaz de contestar preguntas y demostrar los cambios. La retroalimentación de los demás empleados también es útil para decidir si el proceso se simplifica y es verdaderamente eficaz. Los empleados, a menudo, son resistentes al cambio, de manera que debes permitir algo de tiempo para el nuevo proceso antes de desecharlo por completo si a los empleados inicialmente no le gusta.

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