Cómo calcular los costos de un proyecto

Escrito por Cynthia Myers | Traducido por Stefanía Saravia

Estimar con precisión los costos de un proyecto es crucial para mantenerse dentro del presupuesto. Obtener una estimación equivocad, podría terminar con números en rojo o incluso con la incapacidad de completar el proyecto. Si bien se pueden emplear programas informáticos para agilizar el proceso, calcular con precisión los costos requiere de una planificación detallada y precisa, además de la posibilidad de prever las posibles complicaciones. Se aplica el mismo proceso si el proyecto es la construcción de un nuevo sitio web o de un edificio de oficinas de varios pisos.

Haz una lista de todos los pasos necesarios para llevar el proyecto a buen término. Esto podría incluir aspectos tales como la obtención de permisos, el traslado temporal de ciertas funciones de trabajo o el cambio de horarios de trabajo. Asimismo, todos los pasos involucrados en la construcción o armado del proyecto. Si es posible, pídele a otra persona que revise tu lista para ver si te no te haz saltado nada. No te olvides de los pasos después de la finalización del proyecto, tales como la limpieza.

Calcula cuánto tiempo tomará cada paso. Conocer el tiempo involucrado ayuda a estimar los costos laborales, una parte importante de la mayoría de los proyectos. Si no haz trabajado en este tipo de proyectos antes, consulta con un mentor o con otros en tu indus tria para averiguar la cantidad de tiempo que se le dedica a proyectos similares.

Calcule tus costos de mano de obra interna. Este es el costo del uso del personal que contratas y supervisas. Mira la cantidad que necesitarás durante cada paso del proceso y el número de horas que van a trabajar. Si esperas que tus empleados internos completen el proyecto en el transcurso de su jornada de trabajo normal, entonces puedes decidir que el proyecto no tendrá gastos adicionales. Sin embargo, el cálculo de estos costos es un ejercicio útil para su posterior muestra de cómo y a qué se destina el presupuesto. Incluye el costo de personal adicional que tendrás que contratar para el proyecto.

Calcula los costos de mano de obra externa. Este es el costo de los subcontratistas que contratas para realizar trabajos especializados, como un electricista o un fontanero o un consultor. Puedes pedir las ofertas de los subcontratistas, o bien, en esta etapa del proyecto, se limita a pedir el costo por hora y estimar cuántas vas a necesitar.

Investiga los materiales que necesitarás para completar el proyecto. Esto podría ser: concreto para un proyecto de construcción, sillas para una nueva sala de conferencias o, incluso, un servidor más grande para un nuevo sitio web. Una vez más, un mentor o alguien con más experiencia en tu campo puede se capaz de brindarte ayuda en esta parte.

Lleva un registro del costo de todos estos materiales. Si estás utilizando subcontratistas que te proporcionan sus propios materiales y estos costos se incluyen en sus ofertas, entonces no los incluyas en la suma de las materias totales.

Agrega un porcentaje adicional para permitir un margen para los sobrecostos, el pago de horas extras y el aumento de los costos de los suministros durante la duración del proyecto. Esto puede variar entre un 10 a 30 por ciento, dependiendo del tipo de proyecto y su industria. Cuantos más proyectos más largos haya involucrados, habrá más posibilidades de sobrecostos. Algunas industrias, como la construcción, experimentan más variaciones en los materiales y / o mano de obra. La estimación de los costos de software, de los grupos comerciales de la industria y tu propia experiencia te pueden servir de guía en la determinación de cuál es el porcentaje que debes añadir a tu presupuesto.

Establece un procedimiento para el seguimiento de los costos del proyecto a lo largo de la duración del mismo. Esto podría ser en forma de informes periódicos de los contratistas, una hoja de cálculo en la que se introduce cada costo u otro método. El seguimiento te ayudará a realizar los ajustes para afinar la estimación sobre la marcha. Podrás ver los sobrecostos y ser capaz de actuar para controlarlos antes de que se salgan de control.

Consejo

  • Si operas un pequeño negocio y necesitas un mentor o alguien que te ayude con las estimaciones de los costos del proyecto, SCORE, un programa de la Administración de Pequeños Negocios de EE.UU., puede unirte con un mentor con experiencia en tu campo, el cual, te podrá ayudar.

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