Las ventajas y desventajas de las hojas de cálculo

Escrito por Stephen Byron Cooper | Traducido por Natalia Navarro

Las hojas de cálculo estaban entre las primeras aplicaciones para Macs y PC y ayudaron a alentar a las empresas a invertir en redes de computadoras. El formato de cada programa de hoja de cálculo es el mismo. El entorno presenta una página de celdas desplazables, con filas identificadas por números, y las columnas identificadas por letras. Cada celda está identificada por una dirección utilizando la letra de la columna y el número de fila.

Origenes de las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo de las computadoras copian el formato de las hojas de papel que se han usado por los contables y responsables de libros durante siglos. La ventaja de las hojas de cálculo electrónicas es que combina la disposición rígida requerida para mantener las cuentas claras con una calculadora integrada. Los usuarios de hojas de cálculo electrónicas son capaces de basar los números que aparecen en las fórmulas. Microsoft fue el primero que desarrolló la interfaz gráfica común, bien conocido por los usuarios de hojas de cálculo modernas. La demanda de este programa, que originalmente sólo estaba disponible en los Macs de Apple, impulsó el desarrollo de interfaces gráficas de usuario para PC, que en un principio sólo funcionaban con pantallas monocromáticas y sistemas de línea de comandos operativos.

Beneficios de las hojas de cálculo

Las facilidades de hojas de cálculo hacen que los cálculos sean más fáciles de entender, mostrando las etapas del desarrollo de una suma, con la posibilidad de escribir notas que explican cada línea. La cuadrícula que encierra las celdas en la hoja de cálculo puede ser visible o invisible en la impresión, lo que permite darle formato a los informes desde la pantalla de la hoja de cálculo. Las plantillas que contienen las fórmulas que se usan a menudo aumentan la productividad eliminando la necesidad de operadores altamente calificados. Las hojas de cálculo también pueden interactuar con bases de datos para rellenar los campos de referencia, automatizando casi toda la fase de creación de la hoja de cálculo.

Desventajas de las hojas de cálculo

Las capacidades de las hojas de cálculo se están automatizando. Los trabajadores ya no tienen que tener habilidades especiales, y deben competir con mano de obra barata no cualificada. Las hojas de cálculo individuales instaladas en cada uno de los ordenadores en una oficina permiten a los individuos acumular datos y hacer sus propios pronósticos sin cooperar con sus colegas. Este fenómeno conduce a la duplicación de los datos y el esfuerzo de toda la organización. La estructura de la hoja de cálculo aumenta los requisitos de almacenamiento sobre las necesidades de datos en bruto.

Desarrollo

La habilidad de los programas de hojas de cálculo para intercambiar información con otras aplicaciones aumenta sus ventajas y reduce las desventajas. La integración con paquetes de procesamiento de gráficos y procesadores de texto mejoran la producción de informes y gráficos, haciendo que las cifras de la hoja de cálculo sean más fácil de explicar. La integración con los sistemas de bases de datos reduce las desventajas de la acumulación de datos, redundancia de los mismos y formato de sobrecarga para el almacenamiento de los datos en bruto en la hoja de cálculo.

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