Cómo importar una hoja de cálculo de Excel a Access con un macro

Escrito por Kevin Lee | Traducido por Daniel Cardona

Si siempre quisiste hacer clic en un botón mágico y hacer que las tareas de negocio complejas sucedieran de forma automática, las macros pueden hacer ese deseo realidad. Las macros son pequeños programas que ejecutan los comandos que especifiques. Escríbelos tú mismo utilizando Visual Basic para Aplicaciones o deja que programas como Microsoft Access lo hagan por ti. Al trabajar con una base de datos, a menudo se puede encontrar que es necesaria la importación de datos de Excel. Elimina esa tarea repetitiva dejando que Access cree una macro que cargue la hoja de cálculo en el tecleo de un botón.

Prapara la hoja de cálculo

Ejecuta Access y abre una de tus bases de datos.

Dirígete al panel Tablas y haz doble clic en la tabla que deseas cargar. Los campos de la tabla aparecen en las columnas que corren por la parte superior del panel de actualización. Probablemente encontrarás que es más fácil trabajar con los datos si los encabezados de las columnas en la hoja de cálculo de Excel coinciden con los nombres de los campos en la base de datos de Access.

Inicia Excel y abre la hoja de cálculo que deseas cargar en Access. Verifica que los nombres de columna de la hoja de cálculo coincidan con los nombres de la tabla de Access. Si la hoja de cálculo no tiene títulos de las columnas, haz clic en la primera fila de la hoja de cálculo y selecciona "Insertar". Excel agrega una nueva fila vacía en la parte superior de la hoja de cálculo. Escribe un encabezado para cada columna de la hoja de cálculo. Por ejemplo, si los nombres de campo en la tabla de Access son Nombre y Edad, se utilizarán esos nombres como encabezados de columna en la hoja de cálculo.

Crear el macro

Regresa a Access y haz clic en "Crear". Haz doble clic en el botón de "Macro" en la cinta para ver el constructor.

Haz clic en "Mostrar todas las acciones" y luego selecciona "Catálogo de acción" para mostrar el panel de acciones si no está visible. Este panel muestra una lista de categorías de macros.

Ve al Panel de catálogo de acciones y haz doble clic en "Importar/Exportar datos" para ver las macros dentro de esa categoría. El formulario ImportExportSpreadsheet aparecerá. Este formulario te permite configurar los parámetros de acceso que necesitas para importar la hoja de cálculo.

Escribe el nombre de la tabla en el cuadro "Nombre de tabla". Escribe el nombre de la ruta de la hoja de cálculo en el cuadro "Nombre de archivo". Por ejemplo, si se trata de un archivo llamado "Sales.xlsx" que reside en una carpeta llamada "Hojas de cálculo" en la unidad "C", escribe lo siguiente en el cuadro "Nombre de archivo": .. C:\Hojas de cálculo\Sales.xslx

Escribe "Si" en el cuadro de nombres y presiona "Ctrl-S". Escribe un nombre para tu macro en el cuadro de texto de "Nombre del Macro" y haz clic en "Aceptar".

Ejecuta el Macro

Haz clic en el botón "Herramientas de bases de datos" de la barra y luego en "Ejecutar Macros" para ver la ventana emergente de ejecución.

Haz clic en el menú desplegable "Nombre del Macro" y selecciona el que creaste.

Haz clic en "Aceptar" para ejecutar el macro. Excel importará la información de la hoja de cálculo a la tabla.

Consejos

  • Si no ves los datos de hoja de cálculo importados inmediatamente, ve al panel Tablas, haz clic en la tabla y selecciona "Abrir" para actualizar tu vista.
  • Revisa la hoja de cálculo y la tabla de Access para verificar que el número de campos en la tabla coincida con el número de columnas de la hoja de cálculo.

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