Cómo hacer un presupuesto para un sistema de gestión de documentos

Escrito por Fraser Sherman | Traducido por Priscila Caminer

Las empresas y oficinas gubernamentales utilizan los sistemas de gestión de documentos para que puedan rastrear donde se han presentado copias impresas; controlar la transcripción de documentos en papeles viejos hacia copias digitales, y para almacenar y buscar correos electrónicos oficiales, archivos en PDF o presentaciones de power point. Poner en orden el flujo de documentos en tu oficina requerirá de esfuerzo y dinero; para reducir al mínimo la cantidad de dinero y el tiempo necesarios, identifica tus prioridades y necesidades antes de implementar el sistema, a continuación, elabora un presupuesto después de saber lo que vas a necesitar.

Items you will need

  • Archivos
  • Documentos
  • Documentos electrónicos
  • Sistema informático

Planificación del sistema

Establece tus prioridades. El libro "Construction Litigation" ("Litigación de la construcción") establece que los objetivos básicos de un sistema de gestión de documentos deben ser ayudar a encontrar información rápidamente, identificar los documentos relacionados con un proyecto en particular y recuperar documentos impresos cuando los necesites. Microsoft Technet dice que para establecer un buen sistema se requiere que sepas qué tipos de documentos tu empresa crea, qué datos pone a disposición de cada documento, dónde almacena los documentos en cada etapa del ciclo de vida, quien necesita tener acceso a la documentos, cómo se manejan en la organización y cuáles son los requisitos legales o empresariales para el almacenamiento de los registros.

Planea tu sistema en función de tus prioridades. Decide cómo tú y tu empresa quieren organizar los documentos, cómo la información se compartirá y se movilizará entre las partes de la organización, qué documentos deben ser conservados y cuáles pueden ser colocados en la papelera y cómo controlar el acceso a los documentos que no deben ser compartidos con todos.

Habla con la gente que realmente se ocupa de los documentos. Averigua si lo que tienes en mente funcionará para ellos. Si tienen objeciones, decide si las objeciones son razonables o simplemente una falta de interés en el cambio. Si ven problemas válidos, encuentra la manera de solucionarlos.

Presupuestar el sistema

Evalúa los costos del lanzamiento de la conversión de antiguos documentos en formato electrónico. Además de cualquier equipo computarizado nuevo que puedas necesitar, el escaneado de documentos antiguos en formato electrónico tomará tiempo y mano de obra, como los autores de "Construction Litigation" ("Litigación de la construcción") señalan.

Cotiza las horas de trabajo involucradas en el manejo de materiales en forma impresa. Los costos iniciales son mayores al convertir los documentos en papel a formatos digitales, pero la búsqueda, selección y análisis de documentos en forma manual cuesta más trabajo que hacer las mismas tareas en la computadora.

Prepara un presupuesto que cubra tanto los costos de lanzamiento como los gastos de operación. Si tienes un límite de presupuesto y lo superas, fíjate si hay lugares de donde puedas reducir costos sin sacrificar la función.

Consejo

  • Los autores de "Construction Litigation" ("Litigación de la construcción") dicen que manejar documentos físicos y electrónicos no es siempre lo mismo que manejar la información en los documentos. Un sistema eficaz no sólo ayuda a las personas a encontrar un documento entre miles, sino que también les ayuda a encontrar la información, independientemente del documento en que se encuentra.

Advertencia

  • Prepárate para errores como documentos mal archivados o copias con páginas faltantes. Ten un plan para solucionar este tipo de errores; porque tarde o temprano, van a suceder.

Créditos de las fotos