Cómo iniciar un sistema de archivo para una pequeña empresa

Escrito por Owen E. Richason IV | Traducido por Luciano Ariel Castro
Iniciar un sistema de archivo para una pequeña empresa comienza con la organización de sus documentos.

Iniciar un sistema de archivo para una pequeña empresa comienza con la organización de sus documentos.

Un sistema de archivo para un negocio es una herramienta de organización indispensable. Es posible configurar un sistema de archivos por categorías, tales como cuentas por cobrar y cuentas por pagar, por orden alfabético o una combinación de los mismos. Es necesario configurar el sistema de tu pequeña empresa para que se ajuste a tus necesidades y estilo de gestión, y que sea accesible y comprensible para los demás.

Items you will need

  • Archivadores
  • Carpetas de archivo y separadores

Organiza tus documentos. Con todos tus documentos a mano, divide cada uno en una categoría general, como por ejemplo las cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Tus cuentas por cobrar se componen de todas las facturas pendientes de pago a ti por los clientes. Tus cuentas por pagar se componen de las facturas que tu pequeña empresa le debe a vendedores, proveedores, propietarios, impuestos, beneficios para empleados y salarios, contador, servicios públicos y cualesquiera otras cuentas que pagas regularmente. Usa dos archivadores para cada categoría general: uno exclusivamente para las cuentas por cobrar y un armario para las cuentas por pagar.

Crea un sistema de archivo. Divide las dos categorías más amplias de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar en subcategorías. Por ejemplo, las cuentas por pagar deben ser subdivididas en intervalos de tiempo como menos de 30 días, menos de 45 días, menos de 60 días y menos de 90. Esto te permitirá identificar fácilmente qué facturas deben pagarse rápidamente para tu pequeña empresa y cuáles no. Luego subdivide tus cuentas por pagar. Por ejemplo, pon los archivos relacionados con los empleados en subcategorías, tales como salarios, beneficios, y los archivos del personal y los servicios públicos y el arrendamiento a otras empresas. La última subcategoría debe reservarse para las facturas por pagar a proveedores y suministradores.

Alfabetiza tus archivos. Revisa tus subcategorías y ordena alfabéticamente los archivos individuales. El orden alfabético es la forma más sencilla de organizar los archivos de la pequeña empresa. Puedes optar por asignar números a cada uno como una forma de identificar cada archivo por un número de cliente o número de proveedor. Si tienes un contador, pregúntale qué tipo de programa informático utiliza y la forma de coordinar la denominación y / o numeración de los archivos para que se haga más fácil hacer la contabilidad de tu pequeña empresa.

Mantén tu pequeño sistema de presentación de negocios. Cada día que crees para un cliente o recibes una factura de un proveedor, anótalo en tu calendario o libro mayor, y luego presenta la copia impresa. Cuando pagas una factura de un proveedor, tira la copia impresa del gabinete y adjunta una copia del cheque o anota el número de cheque o forma de pago, fecha e importe. Del mismo modo, cuando recibes el pago de un cliente, tira de la copia impresa del gabinete de cuentas por cobrar y anota la fecha, la cuantía y la forma de pago, entonces vuelve a presentar la copia impresa.

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