Cómo hacer un inventario utilizando Excel

Escrito por Filonia LeChat | Traducido por Alejandro Moreno

Saber lo que tienes, lo que necesitas y lo que has vendido es información esencial para un negocio pequeño. No quieres ser tan pequeño que no tengas productos, pero tampoco quieres pedir en exceso. Deja que Microsoft Excel administre tu seguimiento de inventario creando una hoja de cálculo rápida en Excel. Uno de los beneficios de usar Excel para tu inventario es que siempre es accesible. En lugar de un cuaderno o una pila de hojas, haz cambios a una hoja de cálculo de Excel y siempre ten un acceso de un vistazo al inventario de tu negocio pequeño.

Inicia Microsoft Excel. Se abrirá una hoja de cálculo en blanco lista para la forma del inventario.

Haz clic en la celda A1, la primera de la hoja de cálculo. Escribe "SKU", "Identificación del producto", "Número de catálogo", "Descripción del producto" o tu forma preferida para dar seguimiento a tus artículos del inventario.

Haz doble clic en la línea pequeña y delgada entre las columnas A y B, lo que amplia el ancho de la columna A para ajustarse exactamente al encabezado de la columna que hayas escrito.

Presiona la tecla "Tab" para moverte una celda a la derecha, hacia la B1. Escribe "Recibo", "Fecha de entrada" o tu término preferido para registrar cuándo recibiste un artículo.

Presiona la tecla "Tab" para moverte hacia la celda C1. Escribe "Enviado", "Vendido", "Retirado", "Descartado", "Almacenado" o tu término preferido para registrar cuando un artículo dejó tu ubicación.

Presiona la tecla "Tab" para moverte hacia la celda D1. Escribe "Iniciales" o "Nombre" para registrar la persona que esté registrando este artículo en el inventario.

Presiona la tecla "Tab" para moverte hacia la celda E1. Escribe "Comentarios". Da clic una vez en la línea entre las columnas D y E y arrastra la línea hacia la derecha para tener más espacio en la columna. Esta columna es para que tomes notas como "Roto al recibir" o "Artículo gratis para el cliente". La columna es opcional.

Subraya todas las celdas de encabezados de columna. Haz clic en el menú de "Tamaño de fuente" en la cinta y agranda el tamaño de la fuente a 14. Puede que necesites ajustar el ancho de las columnas para ajustarse a un tamaño más grande. Haz clic en el ícono "B" para poner los encabezados en negritas. Para darles un color diferente al negro predeterminado de Excel, haz clic en el ícono "A" con la línea roja debajo de ésta y elige un cuadrado de color. Para colorear las celdas en lugar del texto, haz clic en el ícono del balde de pintura con una línea amarilla debajo.

Haz clic derecho en el "1" en la primera columna de la hoja de cálculo. Haz clic en "Insertar" en el menú. Cuando se agregue una nueva fila, escribe en la celda A1 el título del inventario, como "Lista de productos octubre 2011" o "Inventario del almacén Janofsky". Esto es opcional; sáltate este paso si no quieres un título en la hoja de cálculo del inventario.

Haz clic en la pestaña de "Archivo". Haz clic en "Guardar como". Introduce un nombre para la hoja de cálculo, como "Inventario" o, para crear un inventario con versión específica, escribe un nombre como "Inventario09-29-11". Haz clic en el botón de "Guardar".

Abre la hoja de cálculo de nuevo cuando sea momento de realizar el inventario. Haz clic en la primera columna y escribe el número del producto, el código de barra, el SKU u otra identificación. Presiona "Tab" para ir a la columna donde registras la fecha en que recibiste o retiraste el artículo de tu inventario. Agrega iniciales y cualquier comentario sobre ese artículo, luego continúa con una nueva fila para cada artículo del inventario.

Guarda la hoja de cálculo de nuevo como una versión haciendo clic en "Archivo", seleccionando "Guardar como" y escribiendo un nuevo nombre de archivo, como "Inventario10-05-11" o sólo haciendo clic en la opción de "Guardar" en la pestaña de "Archivo" para guardar sobre la versión actual y crear una lista de inventario corriente.