Cómo hacer inventario anualmente

Escrito por Larry Simmons | Traducido por Manuel Lama Paniagua
Hacer inventario requiere de un acercamiento metódico para obtener resultados acertados.

Hacer inventario requiere de un acercamiento metódico para obtener resultados acertados.

La realización de un inventario anual para una pequeña empresa tiende a ser una de las partes necesarias a la hora de hacer negocios que no es del agrado de los empresarios. Es necesario porque saber exactamente lo que tienes disponible como productos terminados o materias primas te ayuda a planificar tu programa de producción o estimar tus ganancias basándote en el inventario a mano. Es desagradable, sin embargo, ya que el proceso puede ser tedioso y propenso a errores. Una planificación adecuada puede no reducir el tedio, pero puede reducir la posibilidad de error, lo que te da un conteo preciso de lo que está presente, así como lo que falta en el proceso.

Items you will need

  • Lista de inventario

Crea una lista de inventario de tus registros actuales que contienen la lista de todos los artículos en inventario, así como cualquier otra información de identificación asociada a cada elemento. Imprime la lista o proporciona medios electrónicos portátiles para llevar la lista de los que realizan el inventario, como colocar el inventario en una tableta digital.

Crea equipos de contabilidad usando a tus empleados. Asigna a aquellos empleados con experiencia previa haciendo inventario como líderes de equipo responsables para hacer el inventario o comparar artículos con los de la lista de inventario.

Comprueba cada artículo en la lista de inventario de manera física. Localiza el inventario dentro de la zona y mira si ves lo que hay actualmente allí. Trabaja de manera metódica a través de la lista, moviéndote por los artículos en el mismo orden en el que están almacenados para prevenir gastar tiempo yendo hacia atrás y adelante en la zona de inventario.

Comprueba cualquier información que identifique los artículos de inventario con el artículo real para asegurarte de que lo que está listado es lo que está almacenado.

Confirma la presencia de cada artículo, así como su localización, marcando claramente la presencia del artículo en la lista de inventario. Si el artículo no está presente o hay un artículo diferente en donde debería estar, anota la discrepancia antes de moverte al siguiente artículo de la lista.

Continúa comprobando cada artículo de la lista hasta que completes el inventario.

Comprueba de nuevo los artículos en exceso listados en tus anotaciones por si hubiera artículos que faltaran en tu lista para asegurarte de que el artículo no está perdido, sino sólo cambiado de sitio. Devuelve los artículos cambiados de sitio a sus lugares correctos si encuentras alguno en mal sitio.

Haz una lista de los artículos perdidos o sustituidos del inventario para hacer una investigación exhaustiva y de cualquier balance necesitado en los libros de cuentas.

Consejo

  • Haz que una segunda persona de cada equipo haga inventario según su propia lista para obtener una visión secundaria del inventario actual. Comprueba de nuevo los dos inventarios y las discrepancias que hubiera para asegurarte de que la lista final es acertada.

Créditos de las fotos

  • Comstock/Comstock/Getty Images