Instalación de un sistema de control de inventarios

Escrito por David Ingram | Traducido por Daniel Gómez Villegas

El inventario es el activo más valioso en un gran número de pequeñas empresas, y también puede ser uno de los activos más difíciles de mantener bajo control. El robo, los errores administrativos, el daño físico y la obsolescencia, todos afectan el inventario, reduciendo los márgenes de beneficio y las líneas dañinas de fondo. La creación de un sistema de control de inventario puede ayudar a maximizar el valor de tu inventario al mantener los costos bajo control.

Implementa políticas para limitar la cantidad de personas con acceso a tu inventario, y llevar un registro de quién tiene acceso a áreas seguras en momentos específicos a lo largo de cada día. Según effectiveinventory.com, los gerentes a menudo subestiman el efecto de robo en sus costos de inventario. Considera la instalación de cámaras de seguridad y puntos de acceso con tarjeta de acceso en tus áreas de almacenamiento de inventario.

Implementa sistemas infalibles para la recepción de inventario y almacenamiento. Secciona áreas designadas para cada artículo del inventario; marca claramente cada sección y capacita a los nuevos empleados en el diseño de la zona de almacenamiento. Crea listas de control fáciles de utilizar y procedimientos de verificación de empleados para recibir o realizar envíos de inventario.

Crea un plan para tomar ventaja del almacenamiento central y las técnicas cooperativas de compra. Crea un sistema formal para reponer el inventario en un lugar con exceso de inventario desde otro lugar, siempre que sea posible, y para combinar las compras para varios lugares en un único pedido. Esto puede ayudarte a hacer compras menos y más grandes, lo que te permite tomar ventaja de los descuentos por cantidad y minimizar los costos de distribución en toda la cadena de suministro.

Estima la demanda anual de cada artículo de inventario. Crea tablas de demanda que cubran cada trimestre o mes durante el próximo año. Toma las fluctuaciones estacionales de demanda en cuenta y planifica para abastecerte de artículos de inventario de temporada. Las empresas establecidas pueden utilizar "cifras de ventas como punto de partida para estimar la demanda", las nuevas empresas pueden tener que depender de cifras de años anteriores de los competidores ​​y las expectativas de la gerencia para el año. Utiliza estas estimaciones para calcular el ideal de re-orden y los niveles máximos de existencias para cada artículo de inventario.

Crea una base de datos de todos los artículos disponibles. Para cada artículo de inventario, incluye información sobre el costo del artículo, los proveedores, el nivel actual de las acciones, plazos de entrega y clasificación del inventario.

Crea un sistema de notificación para alertar a los empleados cuando un punto de o nivel máximo de existencias se ha alcanzado. Determina el punto en que el sistema enviará una notificación, para tomar el tiempo de entrega del artículo y la demanda reciente en consideración.

Establece políticas que garanticen la tramitación oportuna de toda la documentación, incluyendo las órdenes de compra, recibos y cuentas de inventario lo más rápido posible para asegurar que tus registros son precisos continuamente. Establece un proceso manual o asistido por computadora para actualizar tu base de datos de valores, al menos diariamente, cubriendo todos los recibos de inventario, ventas y transferencias.

Consejo

  • Considera la posibilidad de integrar un paquete de software existente en el mercado en tu sistema de control de inventario. Los paquetes de software pueden proporcionar ayuda con el seguimiento, tratamiento y re-ordenen de inventario. Ten en cuenta, sin embargo, que estos paquetes funcionan mejor cuando se utilizan como un componente de un plan de gestión de inventario más grande que incluye cada uno de los elementos mencionados.

Créditos de las fotos

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