¿Qué necesita una pequeña empresa de ventas al por menor para la contabilidad?

Escrito por Dennis Hartman | Traducido por Paulina Illanes Amenábar

Todas las empresas, sin importar su tamaño o industria, son responsables de su propia contabilidad para suministrar la información financiera que los reguladores requieren y vigilar su propio desempeño y crecimiento. Las tiendas pequeñas enfrentan varios desafíos especiales de contabilidad, tanto por la forma de un negocio complejo y los limitados recursos para dedicar al proceso contable.

Software

Un software de contabilidad es una de las formas más convenientes y rentables para una pequeña tienda de gestionar su contabilidad interna. Los paquetes de software que satisfacen todas las necesidades básicas de un pequeño minorista se venden desde US$300 a más de US$1.000 por año, según "PC Mag". Estos programas permiten a los propietarios, así como a los gerentes con autorización ingresar, registrar transacciones y administrar las nóminas de pago, seguimiento de ventas e inventario y los gastos de operación. El software de contabilidad para un pequeño minorista puede funcionar en ordenadores más convencionales, así que los requisitos de hardware son mínimos.

Mantener registros

También es esencial mantener registros de las transacciones financieras fuera de un programa de software de contabilidad. Un pequeño minorista necesita un método de conservar los recibos, registros de ventas, declaraciones de préstamo, información bancaria y últimos datos fiscales. Esto incluye información que un minorista no tiene necesidad de ingresar a un programa de software de contabilidad inmediatamente, así como información que será necesaria si se pierden los datos almacenados en la computadora. Los asociados de ventas, gerentes y cualquiera que tenga una conexión con las necesidades de las actividades financieras de la tienda debe saber qué documentos mantener y cómo presentarlos.

Método de inventario

Cada distribuidor necesita un método para el recuento de inventario físico en el almacén. Esto es porque la contabilidad se basa en datos precisos por el valor del inventario, que se clasifica como un activo. La información de inventario también confirma datos de ventas y determina cuánto el minorista puede condonar como una pérdida por daño o robo. Algunos minoristas pequeños deciden tomar inventarios físicos, mientras que la tienda está cerrada. Otros emplean contabilidad de ciclos, que utiliza un sistema continuo para contar el inventario de varios pasillos, estantes y áreas de almacenamiento regularmente. Independientemente del método que elija el dueño, un pequeño minorista debe seguir un método consistente para la contabilidad del inventario.

Conocimiento en contabilidad

La gestión de contabilidad, incluso para una pequeña tienda, requiere de alguien con el adecuado conocimiento y habilidades para gestionar el proceso. Los pequeños comerciantes son propensos a emplear a personas que tienen experiencia en los productos que venden, especialmente en el caso de tiendas especializadas donde la pasión de un propietario es una atracción clave para los clientes. Sin embargo, contratar a alguien con experiencia en finanzas puede satisfacer las necesidades ocasionales de contabilidad, así como actuales responsabilidades financieras asociadas con la tienda. En otros casos, los pequeños comerciantes necesitan recurrir a contadores que trabajan independientemente o a agencias externas, para ayudarles a poner sus libros en orden y manejar los impuestos anuales.

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