¿Cómo utilizar sentencias SQL en MS Excel?

Escrito por Jeff Grundy | Traducido por John Font

    En la mayoría de las hojas de cálculo de Excel se puede introducir los datos manualmente en celdas y luego utilizar fórmulas u otras funciones para analizar o realizar cálculos. Si tienes una base de datos de gran tamaño, como por ejemplo Access, SQL Server, o incluso un archivo de texto de gran tamaño, puedes cargar los datos utilizando Excel. La utilización de sentencias SQL en Excel permite establecer una conexión a un campo de datos desde una fuente externa o contenido de la tabla con los datos de importación, todo sin tener que introducir los datos manualmente. Una vez que importes los datos externos con sentencias SQL, podrás ordenar, analizar o realizar cualquier cálculo que necesites.

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    Abre Microsoft Excel y crea un libro nuevo, o abre un archivo existente con el que desees conectar una fuente de datos externa.

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    Haz clic en "Datos" en el menú de opciones de Excel. Haz clic en el ícono "Desde otras fuentes" en la sección "Obtener Datos Externos". Haz clic en "Desde una Consulta de Microsoft" en el menú desplegable.

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    Haz clic en el tipo de origen de datos en la ventana Elegir origen de datos. Haz clic y activa la opción "Usar el Asistente para consultas para crear y editar consultas" y a continuación, haz clic en "Aceptar". Aparecerá la ventana a la conexión de la base de datos y a los pocos segundos la ventana que desplegará el archivo de la base de datos a seleccionar.

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    Dirígete a la carpeta ubicada en el archivo donde se encuentra la base de datos. Resalta el nombre del archivo de origen de datos y haz clic en "OK". Aparecerá el cuadro "Asistente" para consultas en la pantalla.

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    Haz clic y selecciona la tabla del origen de datos que contiene los campos que deseas consultar con SQL y la importación en la hoja de cálculo de Excel. Haz clic en el botón ">" ubicado en el centro de la ventana del asistente para consultas con el fin de llenar las columnas en el panel de consulta con los nombres de los campos de la tabla seleccionada en el origen de datos. Haz clic en el botón "Siguiente" para continuar.

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    Selecciona las opciones de filtros para los datos con el fin de cargarlos y mostrarlos en la hoja de cálculo si lo deseas. Al crear un filtro para los datos de uno o más campos, se indica a Excel que cargue sólo los datos de la fuente de datos que cumplen con ciertas condiciones o criterios. Por ejemplo, si el origen de datos contiene una lista de clientes y su información de contacto, es posible que tengas un campo de la tabla de números de teléfono. Si solo querías recuperar los clientes desde el origen de datos que tienen un código de área (919), puedes hacerlo utilizando un filtro. Haz clic en "NUMERO_TELEFONO" u otro campo de nombre similar en la columna para filtrar panel y selecciona "Contiene" en la lista de tipo de filtro. Introduce "919" en el siguiente campo y pulsa "Siguiente".

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    Selecciona un criterio de clasificación ascendente o descendente para que los registros se carguen en el origen de datos. Haz clic en el botón "Siguiente". Activa la opción "Cargar datos a Microsoft Excel" y haz clic en el botón "Finalizar".

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    Haz clic y activa la opción "Tabla" en la ventana de importación de datos. Activa la opción "Hoja de cálculo existente" y haz clic en el ícono de la flecha roja a la derecha del campo de las celdas bajo la etiqueta de la Hoja de cálculo existente. Haz clic y selecciona la celda en la que deseas colocar la esquina superior derecha de la tabla de datos que contiene los registros del origen de los datos externos.

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    Haz clic en "Aceptar". Excel mostrará una tabla con los registros recuperados que han sido cargados como resultado de la consulta SQL subyacente del origen de datos mediante el asistente para consultas.

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    Observa la consulta SQL para ver cómo el código carga los datos del origen de datos externos. Haz clic en "Conexiones Existentes" en la ficha "Datos". Haz clic en el ícono "Consulta desde Tipo de Origen de Datos" en la sección de conexiones de "Libro Actual". La ventana de importación de datos aparecerá en la pantalla.

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    Haz clic en el botón "Propiedades". En la ventana "Propiedades de conexión", haz clic en la ficha "Definición". Busca el texto en el cuadro de texto del comando. El código SQL nativo de la consulta aparecerá ahí. Para que una consulta SQL cargue los registros de una tabla externa con la etiqueta "Personal_Contacts", el código tendría un aspecto similar al siguiente: SELECT tbl_Personal_Contscts.ID, tbl_Personal_Contacts.Contact_Name, tbl_Personal_Contscts.Phone_Number, tbl_Personal_Contscts.Email_Address FROM `C:. \ Users \ NameOfUser \ Documents \ Database1.accdb`. tbl_Personal_Contacts tbl_Personal_Contacts

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    Haz clic en el botón "Aceptar" para cerrar la ventana "Propiedades de Conexión". Edita otros datos en la hoja de cálculo y guarda el libro según sea necesario.

    Consejo

    • En lugar de conectarte a un origen de datos existente, también puedes crear un nuevo origen de datos en la ventana "Elegir origen de datos". Si seleccionas la opción "Nuevo Origen de Datos", puedes elegir el tipo con el cual deseas conectarte y abrir un programa de base de datos compatible, como Microsoft Access o Microsoft FoxPro, directamente desde Excel.