Formato y consejos para escribir una entrevista

Hay pocos recursos que expliquen cómo gestionar la mecánica actual de una entrevista, aunque hay zonas donde los reclutadores y los gestores de contratación titubean con cómo dar el formato adecuado y escribir entrevistas. Preparar un resumen para una entrevista y hacer recomendaciones son cosas más fáciles de conseguir cuando has dado el formato adecuado a tus preguntas y has organizado tu toma de notas desde una entrevista por teléfono o cara a cara.

Discreción

Si eres un reclutador que está en preparación para entrevistar a un solicitante de empleo, evita tomar notas en la solicitud, el currículo o la carta de presentación. Si alguna vez hay preguntas sobre el proceso de reclutamiento y selección de tu organización, quizás necesites producir esos materiales de solicitud. Las marcas y las anotaciones en los materiales de solicitud pueden causar un serio impacto en la defensa de tu organización si hay alegaciones de prácticas de empleo injustas en tu proceso de contratación. Toma notas en una hoja de papel separada y evita escribir comentarios que no pertenezcan a las habilidades laborales, cualificaciones, experiencia o historia laboral del solicitante.

Notas

Cuando empieces a preguntar a los solicitantes cuestiones de la entrevista, explica que tomarás notas durante el proceso. Esto es particularmente importante si realizas entrevistas por teléfono y haces breves silencios después de la respuesta de un solicitante. Es una cortesía que no debe ser pasada por alto, porque el silencio podría ser percibido como falta de atención, lo que deja sentir al solicitante que no te tomas la entrevista lo bastante en serio para prestar atención. Tanto por teléfono o en persona, dile al solicitante que vas a tomar notas después de cada respuesta y que no se preocupen sobre el retraso.

Preguntas

Planea tus preguntas por adelantado, pero deja espacio para otras de seguimiento que necesites hacer en base a las respuestas del solicitante. Evita preguntar cosas que no estén relacionadas con el empleo, así como preguntas ilegales, como acerca de la edad, la etnia, el estado civil, la discapacidad o la orientación sexual. Planea preguntar una mezcla de cuestiones, dependiendo del puesto para el que sea entrevistado el solicitante. Por ejemplo, si entrevistas a un especialista de IT, pregunta cuestiones situacionales que requieran que el solicitante demuestre una experiencia funcional y procesos tecnológicos. Si entrevistas a un supervisor o a un gestor, pregunta cuestiones de comportamiento. Las preguntas de comportamiento requieren que los solicitantes articulen la habilidad de tratar problemas en el lugar de trabajo usando habilidades interpersonales, de resolución de conflictos y de comunicación.

Resumen

Al final de tu entrevista, resume las notas de tu entrevista con lo más destacado de las respuestas del solicitante y una copia de las preguntas de tu entrevista. Si entrevistas a varios solicitantes, sé coherente cuando des formato y escribas notas y resúmenes de la entrevista. Es la forma más efectiva de evaluar qué solicitantes son más adecuados para el rol. Las inconsistencias en el registro de tus entrevistas hacen virtualmente imposible conducir una evaluación comparativa razonable de las habilidades y las cualificaciones del solicitante.

Archivos

Idealmente, las notas de tu entrevista y los resúmenes no deberían ponerse en los archivos de los solicitante, ni en los archivos de candidatos que luego son empleados. Mantén los materiales de tu entrevista separados de otros registros de empleo, y da resúmenes a los gestores de contratación solo si es absolutamente necesario. Los resúmenes pueden hacerse disponibles para un panel de entrevistas cuando se llegue a un consenso sobre a qué candidato quieres hacer una oferta de empleo.

Referencias

Créditos de las fotos

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Autor

Ruth Mayhew has been writing since the mid-1980s, and she has been an HR subject matter expert since 1995. Her work appears in "The Multi-Generational Workforce in the Health Care Industry," and she has been cited in numerous publications, including journals and textbooks that focus on human resources management practices. She holds a Master of Arts in sociology from the University of Missouri-Kansas City. Ruth resides in the nation's capital, Washington, D.C.