Etiqueta de la recepcionista de la oficina de atención

Una recepcionista de la oficina de atención suele ser la primera cara que los visitantes de tu oficina ven. Son muy responsables por la primera impresión que la gente tiene de la compañía. El comportamiento de la recepcionista es vital para las operaciones empresariales y su nivel de cortesía puede tener consecuencias de largo alcance. El entrenamiento apropiado para este rol es esencial, así como también explicar en términos generales qué se espera del empleado a lo largo de su día laboral.

Apariencia

La apariencia de una recepcionista de oficina de atención es importante, y debería cumplirse un código de vestimenta. Su higiene personal debe ser buena y su aseo general debería ser limpio y ordenado. Si tu compañía tiene un código de vestimenta casual, debería ser notado que ciertas partes de vestimentas no son apropiadas, como pantalones cortos, faldas cortas y tops reveladores. Si la persona tiene tatuajes, debería cubrirlos.

Conversaciones telefónicas

Una recepcionista de oficina de atención debería responder rápidamente a las llamadas telefónicas y hacerlo con entusiasmo y de manera profesional. Las recepcionistas no deberían comportarse de manera poco profesional, como mascar goma o comer durante llamadas, dejar a los llamantes en espera por un período excesivo, ser breves con la gente, incluso en tiempos agitados, y deben mantener las conversiones personales al mínimo.

Relaciones con clientes

Una recepcionista de oficina de atención también debería aprender a tratar con diferentes tipos de clientes. Es fácil tratar con gente agradable, pero cuando se trata de clientes irritados o enojados, toda la razón puede irse por la puerta. Entrena a una recepcionista para tratar con clientes difíciles y provee un protocolo establecido que puedan seguir cuando esto suceda, como darle al cliente un descuento para hacerlo feliz o hacer que hable inmediatamente con un administrador.

Comunicación electrónica

A medida que más compañías confían en el email para la comunicación interoficina y pública, se torna más importante para las recepcionistas de oficina de atención trabajar también en sus habilidades electrónicas. Deberían ser instruidas de manera apropiada para responder emails y deben tener un marco temporal para las respuestas. Además, deberían ser educadas en lo que se considera apropiado para la correspondencia de email dentro de tu compañía. El profesionalismo debería mantenerse siempre, especialmente al tratar con el público.

Referencias

Créditos de las fotos

  • Beautiful business woman telephone. In office image by ssg from Fotolia.com

Autor

Kate McFarlin is a licensed insurance agent with extensive experience in covering topics related to marketing, small business, personal finance and home improvement. She began her career as a Web designer and also specializes in audio/video mixing and design.