Ejemplos de control interno sobre la información financiera

Overview

El control interno sobre la información financiera (ICFR, por sus iniciales en inglés) ha sido una palabra de moda en el negocio desde que el Congreso aprobó la Ley Sarbanes-Oxley (SOX, por sus iniciales en inglés) en 2002, que obliga a las empresas a implementar y monitorear estrictos controles internos. SOX afecta tanto a las empresas pequeñas como a las grandes. Las pequeñas empresas privadas se encargan de evaluar los controles internos de la compañía por lo menos una vez al año.

Separación de funciones

Esto se refiere a la separación de las funciones operativas o administrativas que, si se combinan, pueden ser utilizadas para robar en la compañía. La más importante separación de deberes es tener diferentes empleados responsables del registro y la custodia de los activos. Por ejemplo, si un empleado tenía acceso completo al inventario en el almacén y fue también responsable de registrar las transacciones contables relacionadas con este inventario, el empleado tendría la oportunidad de robar bienes y encubrir el robo con transacciones falsas. La separación de estas funciones elimina la posibilidad de apropiarse fácilmente de los activos correspondientes de la empresa.

Cheques de la compañía con dos firmas

Otro control importante que protege los activos de la empresa es requerir dos firmas autorizadas en todos los cheques de la compañía. Esto asegura que dos personas deban estar de acuerdo en que el cheque es legítimo y que el pago es apropiado. Esto frena el robo directo (donde un empleado con la autoridad de la firma simplemente se escribe cheques a sí mismo) y el robo indirecto (donde un empleado crea un falso proveedor que factura a la empresa). Dos pares de ojos tienen más probabilidades de descubrir dicho fraude.

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Conciliaciones bancarias

La conciliación bancaria es un control que garantiza que todas las transacciones en efectivo físicas han sido correctamente registradas durante un período especificado. La conciliación se lleva a cabo por alguien que no sean los empleados de las transacciones encargados de la facturación, cuentas por pagar y recibos. El recepcionista de la conciliación revisa los cheques cancelados que se devuelven con las declaraciones del período examinado para asegurarse de que están hechos los mismos nombres que los del sistema de contabilidad. Este procedimiento no sólo capta muchos errores involuntarios transaccionales sino también el robo y el fraude.

Autorización de orden de compra

Las empresas con buenos sistemas de control interno requieren que un gerente u otra persona autorizada firme todas las órdenes de compra elaboradas por la empresa. Esto asegura que los empleados no no están sobre-emitiendo pedidos, lo que puede ser costoso para la empresa. También asegura que los empleados no estén ordenando bienes para sí mismos y luego destruyan las órdenes de compra.

Referencias

Créditos de las fotos

  • financial report image by PaulPaladin from Fotolia.com

Autor

Angie Mohr is a syndicated finance columnist who has been writing professionally since 1987. She is the author of the bestselling "Numbers 101 for Small Business" books and "Piggy Banks to Paychecks: Helping Kids Understand the Value of a Dollar." She is a chartered accountant, certified management accountant and certified public accountant with a Bachelor of Arts in economics from Wilfrid Laurier University.