Tipos de estructura organizacional en la oficina de administración

Escrito por Sam Ashe-Edmunds | Traducido por Laura De Alba

Diferentes negocios pequeños usan estructuras organizacionales variadas para realizar las funciones de oficina de administración, frecuentemente basándose en la preferencia de un propietario. Algunos propietarios manejan todas las funciones ejecutivas. Para un pequeño negocio con más de un propietario, las responsabilidades de oficina pueden estar divididas por área de experiencia o por función. Sin importar cómo elijas organizar tu oficina, es importante que tengas escritas las descripciones de trabajo para que los trabajadores sepan qué es lo que se espera de cada empleado y quién tiene el dicho final en las decisiones.

Estructura organizacional

Una estructura organizacional es un grupo de empleados de la compañía que delinean la función de cada trabajador, superior y subordinado. Una tabla organizacional comienza enlistando al jefe ejecutivo oficial en la parte superior y después a todas las personas debajo de su nombre y título. Un CEO puede tener muchos ejecutivos que le reporten directamente enlistados debajo de él en la tabla, conectados por líneas rectas. Éstos empleados pueden incluir al jefe financiero oficial, al director de publicidad y al jefe operativo oficial. En todos los empleados de la compañía trabajan bajo el CEO, una tabla organizacional conecta a cada empleado únicamente con quien recibe sus reportes directamente. Debajo del CFO, por ejemplo, la tabla de demostrar al director de recursos humanos y al personal de contabilidad. En los departamentos donde muchos empleados realizan la misma función, como en ventas o fabricación, los empleados son enlistados por título o función, y no por nombre.

Plana

Un negocio muy pequeño con menos de 20 empleados puede utilizar una estructura organizacional plana, con todas las funciones de dirección reportando directamente al propietario. Un ejemplo sería un restaurante que tiene un chef, un gerente de alimentos, un contador y un barman reportando directamente al propietario. Incluso aunque el gerente de alimentos tiene la autoridad sobre los meseros y el chef supervise a otros cocineros, el propietario frecuentemente tiene contacto directo con cada miembro del personal.

Departamento

Algunos negocios organizan sus oficinas por departamento o función, y cada jefe de departamento debe reportar directamente al propietario del negocio. Los departamentos pueden incluir ventas, publicidad, contabilidad, sus humanos, tecnología de información y producción. Una estructura como esta tal vez no tenga una capa de dirección, tal como un COO y un CFO, entre el propietario y los jefes de departamento. En los negocios pequeños con muchos propietarios, los propietarios frecuentemente dividen estos deberes según sus áreas de experiencia.

Geografía

Si un negocio tiene muchas localizaciones, el propietario puede decidir hacer de cada unidad un negocio libre, compartiendo algunos servicios y costos con la corporación. Cada unidad debe ser responsable de sus propias contrataciones y despidos, contabilidad, mantenimiento y otras funciones. Estas unidades pueden compartir algunos costos, como los de publicidad y compras, o pueden compartir empleados, como un contador que hace los libros para cada unidad.

Producto

Si un negocio tienen muchos productos o servicios distintos, la oficina puede estar organizada sobre estas líneas. Una instalación de recreación puede tener programas grandes de tenis, natación y golf, por ejemplo, así que la oficina debe estar dividida en esas tres divisiones. Cada departamento responsable de algo de su administración, como al personal y la publicidad, pero comparte otras funciones, como la contabilidad y mantenimiento de las instalaciones. Una compañía de calzado puede tener una oficina de administración separada para los departamentos de mujeres, hombres y niños. Una firma legal puede estar dividida por área de práctica, con cada departamento conducido por un director que tiene la misma posición en la tabla de organización de la compañía.

Créditos de las fotos

  • Ryan McVay/Photodisc/Getty Images